参谋助手论: 为首长服务的艺术-第7部分

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可以理解的。　　　　　　二是找准原因。　　　　　秘书要协助首长从事故或挫折发生、发展、结果的全过程中进行周密调查，提出避免类　似事故再次发生的办法，并在预防方案中寻求向积极方向转化的突破口。　　　　　三是吹风鼓劲。　　　　　经常给首长讲一讲宽心话，让首长逐步从“危难”中解脱出来，觉得失误或挫折是正常　的。谁在这个岗位上，谁在这个背景下，谁在这个事件中，都有可能发生失误，这次让自己　碰上了，也算给别人铺出条路。从而使首长以良好的心理状态，面对现实，着眼未来，把本　职工作做得更好。　　　　　四是帮助首长提高声誉。　　　　　一般说来，当首长某些“宏伟”的决心下定以后，总会提高自己的声誉的。一旦“宏伟”　的决定落空，群众不满的呼声就会相应而起。有时首长的某些不切实际的许愿，也使一部人　高兴起来。一旦这些许愿落空，群众的抱怨情绪也会紧随而来。这些，都需要领导者引以为　鉴。问题是，有些决策按正常运转明明是可以实现的，但由于形势所迫，出现了不可逆转的　局面，这与决策人的个人品质、能力是相关无几的。这时候，秘书就应该利用多种机会，向　群众加以解释，使群众了解内情，从而体谅首长的困难，提高群众对首长的信任度，齐心协　力再创新局面。　　　　　从以上九点论述中，我们可以悟出这样一个道理：　　　　　聪明的首长，不在于他自己能想出多少好点子，而在于他能采纳多少部下提出的好点子。　　　　　聪明的秘书，不在于他能被首长采纳多少好点子，而在于他能给首长提出多少好点子。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　18　
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领会首长意图的艺术　　　　　意图即首长决策的基本思想，包括主要的观点、意见、办法和各项要求。所谓领会意图，　简言之，就是摸清首长某一决策的基本思想和要求。　　　　　我们知道，秘书工作一个很重要的特点，就是“尊旨行事”，是接受了首长的指示以后，　才去开展各项主要工作。是“要我办”而不是“我要办”。秘书工作的这种“受命性”特点，　要求我们必须认真地掌握和理解首长的思想，准确地领会好首长的意图。　　　　　因此，领会意图实际上是秘书工作的开始。领会意图的过程，实际上就是秘书人员将首　长的某个意志、设想和构思，经过理解和消化，变为自己的思想，最后转化为具体行动。　　一、领会意图的实质　　　　　领会意图在秘书工作中占有什么重要地位呢？秘书人员应怎样对待首长的意图呢？　　　　　　（一）领会意图是秘书人员的基本职业道德　　　　　职业道德是具有职业特征的道德准则和规范。秘书人员职业道德的基石，就是对上负责　和对下负责、对领导负责和对人民负责的高度一致性。对上负责，对领导负责的具体体现，　就是秘书人员能够准确地领会和贯彻首长的意图。　　　　　　秘书工作的本质意义，就是服从领导的决策，忠实既定意图，并将其转化为具体有效　的行动。因此，秘书人员应尊重领导的意见、认真领会基本观点，不草率，不走样，准确把　握、严格遵循其思路脉络，合理安排，精确筹划，切实实现首长意图。绝不允许脱离前提，　颠倒位置；决不能自以为政治水平高，掌握情况细，阅读材料多，文字能力强，与首长比攀　高低，暗存“略胜一筹”的优越感；决不能阳奉阴违，甚至自作主张，另搞一套，完全丢开　首长意图，将个人不成熟的看法强加给首长。　　　　　当然，秘书人员对首长意图的服从，不是盲从、屈从。当首长的交待含糊不清、辞不达　意时，应在忠实其意的前提下，适当融会、提炼、加工、完善；当首长的交待笼统、粗疏、　误漏时，要适当补充和修正，使之具体、严密、正确。而不应依葫芦画瓢，将错就错。倘若　发现个别首长为邀功诿过，在交待中歪曲事实，无中生有，捏造成绩，掩盖错误，势将严重　损害机关威信和人民群众利益时，秘书人员要出以公心，提醒、劝诫，大胆“进谏”，仗义　执言。不应事不关己，明哲保身，缄口不言；更不可曲意逢迎，拿原则作交易去博取首长欢　心。　　　　　　（二）领会意图是秘书发挥参谋助手作用的方式之一　　　　　秘书人员进行的工作，实际上是在领导决策中发挥参谋助手作用。工作越重要，这种作　用也就越重大。　　　　　在机关实际管理活动中，秘书工作情况，大体有如下几种：　　　　　1．无交待程序和具体意图，可由秘书人员视实际情况开展工作。这类工作般只涉及机　关日常具体事务，较为简单，它们多由工作人员按照机关领导平时的管理思想，遵循一般管　理程序，根据实际情况随时自行处理。　　　　　2．有交待程序和办事意图，需要秘书人员忠于领导意图。这类工作一般涉及机关重要　事务，较为复杂。　　　　　3．有交待程序但无具体意图，由秘书人员先根据首长的粗略交待拟出方案，再交机关　领导集团或领导人议定或审定。这类工作都较为重要，只是领导集团或领导人对具体意图尚　无成熟思考，要先由秘书人员代替自己设想具体意图并提供初步方案再来审议或审定。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　19　
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　　　　在上述三个工作方式中，秘书人员要运用自身的政治、思想、政策等方面的基本素养，　调动自己掌握的多种知识和有关的情况综合进行严密的逻辑思考。要针对意图，或拾遗补阙，　对首长意图某些欠周密、欠恰当的地方，给予弥补、修正、完善；或作进一步的分析、综合、　调整、取舍，而后，再通过自己的行动将首长意图体现得更加系统、周密、准确。　　　　　　（三）领会好意图，可以提高秘书工作的质量　　　　　这是由首长的特点决定的。作为首长虽然他们彼此气质性格不同，处理问题的方式也不　同，但是他们也有共同之处。　　　　　第一，首长对某个问题反复酝酿，思考成熟以后，才会向下属或秘书人员交待意图，如　果对这个问题他还没有考虑周全，是不会让你去办理的。　　　　　第二，首长参加工作的时间较长，经历的风雨也多，对下情的了解，一般也比较全面。　他们能够做到胸有大略，统揽全局，高屋建瓴。因此，他们对某项工作的指导思想一般把握　得比较好，对工作中应注意些什么问题，也考虑得比较周全。　　　　　第三，首长的想法和打算，常常是汇集了他们领导层内部的各方面意见，有时是党委或　领导集体的意见。由此他对工作的要求，是很具有权威性的。　　　　　以上这几点决定了，如果秘书在行动前充分领会了首长的意图，并在行动中始终遵循这　一意图，那么其结果，实际上就是凝聚了领导人的经验，集中了大家的智慧，质量自然是比　较高的。　　　　　　（四）领会好意图，可以减少秘书工作的无效劳动　　　　　常常有这样的现象：秘书人员辛辛苦苦干完了一件工作，却在领导那里被否定了，甚至　数次返工，仍然通不过。在这里，秘书人员就是做了无效的劳动，走了弯路，闹个白辛苦。　　　　　怎样减少这种无效劳动呢？很重要的一个方面就是准确领会首长的意图。领会好了首长　的意图，工作就可以少走弯路，少吃苦头，减少无效劳动。相反，如果不去领会首长意图，　随任自己去发挥，工作的结果就很可能同首长的意见相去甚远，返工的次数也多，甚至劳而　无功。　　　　　有很多秘书的工作能力不能说不强，对自己要求也不能说不严格，工作态度也不能说不　端正，可他们工作的结果却常常在首长那里通不过。与此相应的另一种情况是，有些人工作　能力并不是很强，但每次工作都能过关，主要也在于如何领会首长意图的问题上。　　　　　秘书只有把自己的工作能力同首长的意图结合起来，才能办出令首长满意的事情来。　二、首长交代意图的方式　　　　　　（一）首长意图的产生　　　　　从来源看，首长可能受某一动因激发而产生意图。它既可以是首长长期工作经验的结晶，　也可以是平时调查研究的积累；既可以是上级政策精神和本单位具体情况相融会的认识，也　可以是整个领导层的集体研究决定。还可能是受某一事物的启示而突然爆发的思想火花。　　　　　从完善程度看，首长最初的意图，有的比较成熟、系统、全面；有的则不太明确，比较　简单，是有待加工的“思想毛坯”。也有的首长虽然站得高、角度新，把握住了关键和实质，　具有启发性、洞察性、广延性，但还未定型，需要进一步磨砺、优化，使其臻于完善。　　　　　　（二）首长意图的交代　　　　　首长产生了意图后，就需要向秘书人员交代。交待是办理的出发点，也是秘书开展工作　的前奏。凡是由专、兼职秘书人员经办以首长名义安排的重要工作，都应经过交待。如不完　善这一手续，秘书难以明白首长的意图和各方面的具体要求，必定会闭门造车，苦思冥想，　虽勉力工作，但与首长意见相悖，势必数次反复，耗时费力。或不结合本地区、本单位工作　实践，流为应景之作。甚至违背实际需要，妨碍工作活动的开展。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　20　
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　　　　由于首长的气质、性格、能力和领导方法不同，交代意图的方式也是不同的。这就要求　秘书人员具有领会不同类型首长意图的本领，从笔者多年在机关工作的经验看，首长交待意　图，大致有如下几种方式。　　　　　1．从交待程度上看。　　　　　有的首长是简洁式的，即只用几句话就干脆利索地把他的想法说了出来，其内在涵义，　由秘书去详细体味，甚至有时只是说：××时候有个会，希望你写份材料。××时候有个纪　念活动，希望你写篇讲话稿。至于要写什么内容他只字不提。有的首长是详细式的，即把应　该写些什么，应该怎样写，甚至每一层应该表达哪些内容，都交待得一清二楚。　　　　　2．从交待内容上看。　　　　　有的首长是观点式的，即只提示几个要点，至于观点里面的具体内容则由秘书人员去单　独思考。有的首长是素材式的，即只给许多他了解的详细材料，至于这些材料说明了什么问　题，应该概括出怎样的观点，则由秘书人员去总结，去归纳，首长还没有现成的。　　　　　3．从交待手段上看。　　　　　有的首长是直接式的，即喜欢把办事人召来，面对面地亲自交待，直到办事人弄懂记清　为止。这种首长认为，应该一竿子插到底，自己的意图应该直接地、清晰地、面对面地传达　到办事人那里。有的首长则采用间接方法。喜欢把意图交待给他的直接的部下，然后让这些　部下再一级一级地往下交待，经过几次转手传到办事人那里。采用这种方式的首长认为，应　该调动各方面的积极性，应使自己的直接部下也了解自己的意图，这样才不至于在领导关系　上闹出误会。　　　　　4　．从交待质量上看。　　　　　有的首长是高水平的，即交待意图时，语言凝练，方法明确，要求具体，只要秘书根据　首长的交待去认真落实就可以了。有的则是低水平的交待，即首长的想法可能很好，但在交　待时，却是头绪不清的，说理性不强的。有时秘书听了半天，连意思都听不明白，主旨都弄　不清楚。　　　　　5．从交待频率上看。　　　　　有的首长是一次性交待，即只用一次交谈，就将自己的意图表述完毕，铁板钉钉，只此　一次，再不更改。有的首长则是多次性的交待，即通过和秘书多次交谈，有时反复强调，在　时推倒重来，有时弃之又用，从而使自己的意图不断清晰，不断深化，不断集中。特别是对　一些较为复杂的工作仅一次是不可能交待清楚的。　三、领会意图的要诀　　　　　上面，我们谈了首长交待意图的方式，这仅是一个方面。在实际工作中，更重要的是另　一个方面——如何领会意图。　　　　　　（一）领会意图的过程　　　　　首长交待的意图，仅是秘书办事的底蕴，并不完全同于主旨。须经秘书人员进一步领会、　深化，并完善这种意图。　　　　　1．领会。　　　　　领会要清楚。首长工作忙，头绪多，注意力经常转移。秘书在领受任务时须依循领导同　志的思路，详细聆听并摘记要点。对不明确的问题当场请示，对辞不达意的话要仔细询问清　楚，吃透原意，力求把握其精神实质和各方面的细节。相反，如果一味点头，首长误认为秘　书已完全领悟，交待时就会略掉一些具体细节，秘书日后再去请示时，则可能时过境迁而不　得要领。　　　　　领会要全面。弄清目的、完成时限，据此确定步骤、方法、要求以及行动方案，便于在　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　21　
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时间许可的限度内统筹规划。如果“以其昏昏，使人昭昭”，其结果必然是劳而无功甚至造　成不良后果。　　　　　领会要深刻。可根据当前的基本倾向和首长的工作日程，分析、感知首长产生意图的背　景和过程。必要时，可进行跟踪性补充调查，以掌握首长的思想脉络，更深刻地体会意图，　以免隔靴抓痒，似是而非。　　　　　2．融会。　　　　　工作主旨由多种要素构成，内涵十分丰富。在不违背首长初衷的前提下，秘书要反复、　横向扩散思维，举一反三，把工作实际、专业知识、政策规定、群众要求，融会、充实进首　长意图之中。例如，《××党委工作指导纲要》的中心是“改革、务实、创新、争先”。秘书　的拟议，不仅把领导层集体讨论的思想观点、工作重心、目标、措施都围绕这个中心展开，　而且还与上级指示，本地情况等相结合，把这一中心思想延伸到首长没有考虑或没有更细致、　更具体考虑到的观点、工作、情况中去，使整个工作的指导思想基础更坚实，依据更充分，　理由更具体，措施更周严。　　　　　3．发挥。　　　　　秘书必须依循首长意图办事，这是一条基本原则。但是，从首长的最初意图产生到最后　的定型之前，秘书人员可以调动自己的学、识、才、能，去努力发掘，使之深化；举一反三，　使之全面。进而引伸到首长最初意图所未能照顾到的方面。　　　　　秘书在筹划中，当发现首长交待的最初意图存在偏颇、疏漏、失误、矛盾时，要敢于据　理直言，不应听之任之。为完善主旨，广征博采，首长也往往与秘书或其他有关人员一起讨　论，鼓励他们畅所欲言，不带框框，从不同角度发现问题，提出设想，乃至否定最初意图。　当然，秘书人员对首长最初意图的发挥和修正，需经首长首肯才能确立。　　　　　通过领会、融会和发挥，使首长意图深化、完善、定型。一旦首长决心已下，主旨已定，　就不应再有异议，而需愉快、忠实地围绕最终确定的意图行事。　　　　　　（二）领会意图的方式　　　　　秘书要想准确把握首长意图，应当采取哪些具体的方式呢？　　　　　1．善于把握首长工作的热点，跟踪追击。　　　　　首长的工作热点是首长在一定时期内工作意图最为集中的表现。抓住这一点。就等于抓　住了首长意图的核心，就能与首长工作同步，目标同向。但是，首长意图是围绕党在每个时　期的中心工作形成的，具有阶段性和连续性。为此还必须对首长的思想，系统掌握，重点跟　踪。