职场中层的自我管理:职场360度-第7部分

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　　寻出对方的弦外之音。
　　一面聆听对方的言谈，一面在脑中思索、推测——对方究竟想说什么？话题会转至何方？其最后结论会是什么？真正的含义是什么？换言之，就是预测对方的谈话内容。留意言谈者用以证明其谈话要点的一切说辞与实例。就对方所言之内容，不断地在彼此交谈中予以印证与检讨。有时，对方虽没主动说出其真正想说之事，但是，自己必须找寻蛛丝马迹，以察其言外之意。通常，观察对方谈话的表情、眼神、举止等，即可大概窥出对方的真正意图，不需透过言语的沟通。故一旦发现对方所谈内容与表露在外的举止不合时，相信“后者”是绝对没有错的。发现无法完全集中精神、无法捕捉对方的言谈内容时，务必提出疑问，以求充分了解对方谈话的内容。
　　培养先聆听后做笔记的习惯。
　　会议记录也好，音频资料也好，不是仓促地记录和照样搬抄，而是在聆听和理解的基础上，归纳输出，这样便于更加明确和及时地思考问题，领悟要旨。
　　（五）说的细节说的细节，有助于明确地表达自己的想法，在传达自己的意图的过程中协调不同的声音。这里有语气、言辞、声调等方面的细节需要重视。尤其在一对一会谈的情况下，如要顺利地传达自己的意思，不妨多借助面部的表情、眼神、手势、声调，言辞方面的选择，亦会产生微妙的差异，应多加留心注意。
　　训斥的口气人人憎恶。
　　一般人均喜欢彼此以平等地位来对待，所以，欲使自己的想法确实地传达给对方，首先需重视对方的存在，让他有种被尊重、被重视的感觉。
　　谈话的语气非常重要。
　　同一话题，可以透过谈话的语气而令其神采飞扬、生趣盎然，也可使对方觉得了无生趣而无心去聆听。可见谈话的语气，亦是促进沟通的重要工具之一。为提醒对方的注意，在谈至重要之处，不妨以声调来辅助，例如，特意地提高或降低声调，或改变语气，以严谨方式谈出均可。
　　选择适当的言辞亦是要领之一。
　　换言之，即是选择能使对方了解而易于接受的言辞，而言辞的使用因人而异，需依照对方的一切而选择言辞。同时，需注意文辞的使用，毋使对方产生误解。如发觉自己的想法，并没正确地传给对方，那么，再次表达说明是非常必要的，但是，需变更表达方式，如以图表辅助，更能奏效。
　　授受相往。
　　既是“沟通”，则必然是双方彼此的意见交流，故如果仅是一方单向的输出而没有输入，就根本有违沟通的原意。所以，应尽量制造使对方有反应的机会，例如，设法使对方进入会话中，并以暗示性的方式，强调对方之存在价值。诸如询问对方的感想，请其提示，请教其经验等方式，均可证实对方的重要性，并能让对方意识到自己的关心与善意，从而激发聆听的欲望。
　　声调同样重要。
　　对他人的声调、音调一闻便知其是否友善，但是，对于自己的声调、音调，则迟钝得无法明确地掌握，应如何是好？有一良法，即利用录音机。在与人交谈或打电话之际，将自己的声音录下来，然后再放音听听看，是否含有以下所列举的缺失：声音是否含混不清？声调是否乏味单调，缺少变化？是否有浓重的鼻音？音调是否太过于尖锐？说话是否太急速而如连珠炮般？是否常用以下不良的字眼：“嗯嗯”、“这个”、“那么”等等。可将自己的录音，请朋友、同事、或家人听听看，诚恳而直率地请他们批评，并且咨询其意见。如有必要，请教专家指示。

细节决定职场成败（7）
注意说话的速度。
　　如何将心中所想的意思清清楚楚地传达给对方？关键在于说话的速度。音准是谈话成功与否的要素之一，如果说话速度太急速，如连珠炮般猛攻对方，虽然可以节省很多说话时间，但是对方却无法掌握主旨。如过分缓慢而有如老牛拖车般，则会导致对方产生烦躁情绪而无法聆听。所以，一个精于谈话者，会适时地按照谈话的必要性，而调整其声调的高低、急缓、强弱、轻重等，并在重点的前后二处，稍停顿以引发对方的注意。
　　凡事当适可而止。
　　切忌过分的提高声调或降低声调而失去常态、尤其在面对大众演说之时，更应避免令人不悦的怪声怪调，只需以平常自然的声调，而在重点处，稍微提高音调以提醒听众注意即可。
　　演讲的细节。
　　措词需以达到沟通为前提，切莫标新立异地使用一些新潮的俚语或太过艰涩的专有名词。同时，需注意发音，速度稍微放慢一些，即可使字词的发音较为清晰正确。如果演说途中，发生念错音的情况，勿张皇失措，亦无需反复纠正，纵使产生错误，但是随着演说的进展，听者自然会遗忘。切忌在演说的当时分发各种资料，而应尽量在听众进入会场之前，就预先放置于椅上。
　　（六）读的细节阅读缓慢会极大降低中层处理文件和了解事件状况的效率，掌握速读术势在必行。培养整句阅读的习惯，有意识地再做一次凝视，尽量将更多的文字群置放在眼下。培养默读的习惯，绝不发声阅读。下定决心，摒弃再次阅读的念头与习惯。只要学会速读术，自可提高效率而节约时间，而将这些时间运用在各种工作之处理上，速读术可谓“时间创造术”与“时间点金术”。
　　（七）写的细节书写方式与口头谈话方式相差颇巨，谈话一旦说出则瞬间即可消逝得无影无踪，毫无根据可寻。反之，书写方式则否，非但不至于瞬间消逝，且有永久保留之可能。就因为有文字记录的存在与留传，方能使人不断地回顾自己的成长历程。当然，并不要求达到职业作家般“文思泉涌”、“含英咀华”的水准，但至少需达到“文从字顺”的水准。文章简明扼要是最重要的一项原则，拉拉杂杂、漫天乱盖、不着重点的方式，对写者与阅者而言，均是时间上的浪费。
　　在日常工作中，收发邮件、撰写汇报、发送短信都要运用到“写”。
　　值得一提的是，短信最好不要采取群发的方式，尤其是表达感谢、询问意见的时候。邮件则要注意排版的可观阅性，字体稍大，格式严谨为上。无论哪种书面形式，但凡涉及有关领导的姓名，一定要再三校对，别出差错。下面系统地介绍“写”的必要细节。
　　提笔前要斟酌。
　　首先应“达意”。传达信息给对方，务必予对方良好的第一印象，如此，方能使传达更具效果。其次要“简明”。切记现在是分秒比争的工作社会，时间就是金钱，无论对方是自己的上司、同事、往来客户、业者或部属，均需珍视其时间。最后须“条理”。表达方式应尽量避免招致对方的误解，只要能正确地沟通，即可解除此种顾忌。在书写之前，要将其内容简洁地加以整理。
　　书写有四个原则。
　　①　没有事实根据的事情，切莫记录。因为，胡乱记录不经证实的流言，等于默认自己是个不学无术的蠢材。②　在书写之前，应先准备齐全的资料，然后将自己所要提出的内容，经过分析与整理，最后作一安排，有条不紊地加以叙述。③　文笔尽量简明扼要，避免卖弄文笔或华美繁杂的文采。唯有朴实中恳的文笔，方能博得他人的信赖。

细节决定职场成败（8）
在华丽辞藻的堆砌下，如对方根本不了解，则沟通已失其义，徒劳而无功。④　善于书写者，其文章必然是简洁、扼要，而有力的。例如，林肯在葛底茨堡的演说稿只有266个字、《十诫》有297个字、《独立宣言》亦仅约1500个字左右。
　　运用“通告”式的备忘。
　　在今日的商业界，通告被公认是提高员工士气的强心剂，而广泛为大家所采用。经营者将有关公司的各式活动与状态，透过资料的传达，确可提高员工的士气以及工作的效率。所以，应尽量以通告方式，将部门的经营计划或其他变更之事，充分地传达给员工知晓。
　　书写“报告”的细节事项。
　　“报告”之所以为大家广泛利用，除了能表示一个人活动内容外，凡各部门与公司定期的经营内容分析、公司财务上的定期报告、公司新产品调查、市场调查、经营指标变更、经营问题所在等等，均可归类至“报告”中。“报告”的性质，可大致分为两类：
　　①　此类报告只对事实作忠实的叙述与记载，不提出意见或建议。
　　②　此类报告是解析式，对现状作一个深入尖锐的分析，并提出结论与建议。
　　上述两类报告中，第一种多以日常的例行业务为中心，仅收集事实而不提出意见，且需翔实地予以记录。第二类则包含复杂的分析，并非仅是事实的罗列，尚包含“判断”与“建议”。一般而言，往往将过去与现在的活动作一比较与检讨，并借以展望未来。
　　这里由于报告对中层人员尤为重要，所以作详细说明。
　　若报告是提供给特定的人阅读，那么，就可采用书信方式来书写；如果给许多人观阅，就需采用较正式的形式来书写，同时亦需多复印几份，以节省时间。
　　如对象是一般大众或欠缺此专门知识者，则应极力避免用太多的专业术语，以免破坏当初提出报告书的原意。
　　为了使报告更臻完美，不妨适时地附上一些统计图表、照片等等辅助资料。然而，这些资料应以有助于所提示的事实而增加对方的理解为限，切忌为求增加报告本身的分量，而盲目地加入一些毫无意义或根本不相关的资料。
　　（八）把握“健康”的细节健康不仅包括自我的身心健康，还包括他人的健康。健康是细节得以执行的根本，因为身体是革命的本钱。中层欲发挥自己才能与职权，首先要拥有健康。假如经常性地感到疲劳或无法忍受一波又一波来袭之压力，在最坏的情况下，公司会令自己失去职位。
　　所谓健康，乃指身体强壮安逸之意。人的身体乃一机密机器，有种与生俱来而不可思议之能力，故应尽全力加以培养。切勿在患病之际方知健康的可贵，应该在平日就熟悉保养身体，以免病入膏肓之际怨叹悔恨。
　　健康的细节包括合理饮食、经常运动、按时休息、常规检查等几个方面。这里仅就运动加以介绍。
　　为长坐办公桌者而设计的简易运动法如下：
　　每次坐上椅子，即尽量将手臂伸直往后拉，做深呼吸。
　　每隔15~20分钟，就调整一下坐姿，转动肩膀使身体肌肉松弛。
　　每隔30分钟，尽量将整个上半身往后仰。
　　尽量将电话放远一些，如此，在接电话或打电话之际，方能趁机伸直手臂，有益肌肉的松弛。
　　欲站立时，先做一前弯运动，以手触摸到脚尖为准。
　　（九）把握“高效”的细节高效是组织中良性互动的保证，是细节所要达到的目的，因为卓越的执行力才是中层的核心竞争力。中层执行力以高效为优势，所以提高效率对中层而言，是职场制胜的法宝。

细节决定职场成败（9）
审视自己是否高效。
　　必须认识到实际工作效率比自己所料知效率差得太多了。以下所列举的，就是常犯此种毛病的情况。
　　①老是挑一些琐碎、无谓、多余的动作做。
　　②不懂的经营的第一原则——“让部属从事合乎其薪资之工作”。
　　不肯将一些小事委任与部署，唯恐部署不会处理，此种人物是典型的婆婆妈妈型，天生的劳碌命，事事非亲自做不可，否则寝食难安。
　　③缺乏今日事今日毕的时间观念，经年累月堆积太多的工作，致使一旦发生意外，而没办法解决。
　　④老是喜欢将一些有待裁决之事搁置在后，先做容易记不费脑筋之事，致使工作越积越多，虽然经常能忆起这些待办的事，但是，想归想，却依然不付诸行动。
　　办公室摆设有方可以提高效率。
　　办公室与办公室设备亦是决定中层是否忙碌的关键之一。办公室内办公设备的摆设良好，可使工作效率大为提高。现在可环视办公室的一切，看设备是否放置适当，是否予人一种舒适而安全的感觉。打开抽屉，看是否整理得有条不紊，井然有序。卡片、信封、回形针等是否混乱得纠纷不清，桌头的文件与档案，是否胡乱堆叠在一起。
　　通过办公室的有效摆设，可以达到节省时间与精力的目的：常用的办公设备，应放在随手可取到的位置。例如，对于一个经常要计算各种数字的人而言，计算机是一件必备的工具，所以，应放在触手可及的地方，以免到处取放浪费时间；又如，常用的计算机若放在别的办公室，则浪费时间，实非明智之举。桌面应整理好，以保持能随时使用的状态。例如，档案、文件等应放置在固定的场所；通讯录与电话录应放在桌上箱子内或固定于抽屉之中。
　　重要的工作应该优先着手。
　　身体与心理状况最佳之时，应集中精神着手重要且困难的工作，反之，感到精神恍惚、注意力没办法集中、身心俱疲之时，不妨有弹性地做一些较为轻松的工作，诸如签名、查看公文、拆阅邮件等等。趁早晨头脑较清晰时，从事一些较费时、费脑筋的工作。
　　资料多多益善。
　　只要有利用价值的资料，均需不遗余力地予以收集。资料是信息的比拼，是决策的依据。比如要学打高尔夫球，就需先收集有关高尔夫球的资料——何处有高尔夫球场？向何人请教球技？必备高尔夫球具与学费估计需花费多少金额？是否尚有其他费用？等等。待收齐该些情报，再下决定是否学打高尔夫球。
　　资料整理当分门别类。
　　欲了解问题真正发生的症结所在，以及订立解决问题的方案与方针，首先需能正确地掌握该问题的整体形象，如有必要，应与下级一同研究，以便充分地认识与掌握该事件，然后再移转至下一步骤。汇集完各资料与事实之后，接着作整理与分类，舍弃无用者而留下有用者，决定所收集资料的价值。然后，就有价值者作深思熟虑，以决定该采用何种措施。
　　经验与决策。
　　在一般情况下，解决方案的选择不应仅有一种，同时，值得注意的是，过去的经验亦不可忽略，不但不应忽视反应多加留意，应选自过去最具成功率的解决方案，以作为今日的参考行列。如果问题毫无前例可循，须先考虑对有关人员以及整体所带来的影响。
　　第一印象是人际交往中的高效保证。
　　中层要发挥“信”的作用，获得他人的信任，第一印象是关键性的角色。这里重点介绍有关初见面而获致他人信任的方法。
　　①　言行举止都要表现出自己是一个可信赖的人，如果自己的表现令对方觉得你是一位成功的管理者，则对方必然认定自己是一个处事态度极为干净利落之人。
　　②　凝视对方的眼睛。在与对方交谈时，需凝视对方的眼睛，因为，一般人认为此种人秉性忠厚老实。
　　③　不要表现出急躁、轻浮、紧张的态度，否则不易得到对方的信赖。
　　本章小结中层置身于360度的关系网络中，需要有多维度的周全考虑，才能够避免来自职场、生活、家庭的隐患，在预见性的指引下规避不可逆的伤害。通过中层对人生阶段这个时间系统和工作、生活、家庭这个空间系统的谋篇布局，可以体现中层的价值取向和胸怀考虑，也一定程度上决定了中层职场的高度、满意度和人生的幸福指数。
　　放大镜如同双刃剑，一