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参谋助手论:为首长服务的艺术-第4部分
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心理素质的表现。因此，秘书必须具备以下良好的心理素质。 一是淡泊而不失于明志。无权欲，身在权力交错之中，处之泰然，不为之所动，无权欲 就会用权不越位。无利欲，身在要害部门，自守清贫，不为之所诱，无利欲就会有利不谋私。 无名欲，身在台下幕后，处于荣誉显赫之处，甘为黄牛，不为之所感，无名欲就会成名不享 誉。虽然淡泊却应有志为显示独立的人格，拥有真才实学，表明自己的主张，辅佐领导决策。 淡泊明志直接表现为不畏艰苦，不图享乐；重事业，轻得失，多奉献，少索取。 二是沉稳而不失果断。深沉善思，耐心稳健，决不草率行事感情用事，有较强的自控能 力。坚定果断，敢做敢为，决不优柔寡断，畏首畏尾，有较大的胆识和魄力。 三是自信而不失谦和。自尊自爱，自我充满信心，有不折不挠的精神，审时度势，荣辱 不惊。禁绝卑躬屈膝，唯唯诺诺，是生活的强者。为人情切，满腔热情，说话和气，乐于助 人。决不傲视他人，盛气凌人，是众人的朋友。 四是庄重而不失幽默。举止端庄，落落大方，文明典雅，神态从容。话无污言俗语，做 无得意忘形。表情丰富维妙，话语隐含哲理，能引发人们的思索和乐趣，能消除紧张和沉闷 的情绪。 秘书良好的思想品德修养和稳定的心理素质是多层次多侧面的。在实际生活中人们从切 身经验出发，对此有许多十分准确而生动的表述。从风格角度出发，秘书应具有甘当人梯的 风格，担过让功的风格，宽容大度的风格，民主平等的风格，以诚待人的风格和身先士卒的 风格。从性格角度出发，秘书应表现为果断自强沉着和宽让，从风度角度出发，秘书应表现 为聪慧爽快谦虚庄重热情自信朴实和幽默的气质。从品德角度出发，秘书应做到：有权不擅 权，管人不整人，无私心自安；能忍辱负重，委曲求全，顾全大局；对同志热心关心诚心， 对问题看得准摸得清敢承担责任；不信流言蜚语，不拨弄是非，更不“仗势欺人”。 恩格斯说：“人物的性格不仅表现在做什么，而且表现在他怎样做。”秘书人员理想的 素质是理智与情感内向与外向独立与服从等各种心理因素的巧妙结合。作为秘书，要在长期 的实践中陶冶和磨练自己，使之成为合格的秘书人才。 在领导者心目中秘书怎样才算合格，国内外有不少专家学者提出了许多测评的题目和方 法现稍加整理，以供参考。（文中“你”指领导者） 1．秘书知道你的职责范围和全部活动吗？是否了解你的目标和意向？ 2．假如你离开机关3~4 周，你是否深信你的秘书仍能认真负责的处理你的公事和私 事？ 3．他是否帮助你安排活动日程协调约会，使你如期赴约，一切都不用你催促和烦神？ 他本人是不是一个很会安排自己时间的人？ 4 ．如果你不提醒他，他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？ 5．他对待你的同事来访者是否有礼貌？他能尊重人肯帮助人把别人的事放在心上吗？ 6．他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？ 他是否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或 工作程序？他的工作有条理吗？ 7．他是一个机智的人吗？他能否主动的解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？ 8．他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等 着看的文件？他能否及时的从其他领导处取来你需要看的文件？ 9．他所具备的秘书技能（例如文件归档、速记和听电话的态度）是否无可指责？ 10．他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾 气时，他是否仍能平静的像平常那样继续工作？ 11．他对你忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密信息资料委托给他吗？ 12 。他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提醒你注意那些与本单位及与你 6
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个人事务有关的出版物？ 13．他是否能成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信息靠你自己是很难获得、 不便获得、或不能获得的？ 14．他是否有个人进修计划？他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的同事、 或者你的行业？ 15．他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？他能否清楚而 正确地传达你的指示？他能否了解你关于某项政策和行动的想法，并像你一样把它准确的告 诉别人？ 16．他是否不计时间的将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班？ 17．他能否像管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托给别人，并督促他人负责完 成？ 18．在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事？ 19．他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代你为上 级、家庭或同事安排好庆祝活动。 20．在调研工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件事情的经过，并写出有事实、 有分析、有建议的调查报告等？ 愿我们所有的秘书，都能够通过，达到这20 条标准。 7
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熟悉首长个性的艺术 秘书长期和首长在一起，相处共事，需要建立起良好的信任、依赖关系。而融洽和谐关 系的建立，主要取决于秘书对首长个性特点的了解和顺应。在对首长个性特点充分了解的基 础上，秘书进行自我调整，以适应首长的需要。秘书对首长个性特点缺乏了解就无法顺应， 不能顺应就难以建立良好的关系。做一个首长喜欢的秘书，同样，也做一个喜欢首长的秘书， 就必须做到了解和顺应首长的个性特点。 一、了解首长的生活习惯 在首长身边工作的秘书，应该是首长十分满意的人。一般来说，个子要适中，长相要端 庄清秀，身体要健康强壮。当哪个首长的秘书，就要为哪个首长尽心效力。这就需要秘书对 首长的生活习惯有比较清楚的了解。 （一）关于首长“吃”的习惯 民以食为天。首长也是民的一分子，也要吃。吃是首长生活习惯中最重要的内容。 关于领导干部的“吃”，即吃什么，怎么吃，在哪里吃，是当前的一个热点问题，是群 众议论最多，也是最反感的问题之一。一听说首长要吃，就毛骨悚然，在廉政建设问题上， 用公款大吃大喝是最严重的问题之一。一大笔劳动者的血汗钱被吃掉了，令人痛心。 在首长吃的问题上，也不能一概而论，应有个全面具体的分析了解。这大体有三种情况： 一是有些首长确实爱大吃大喝，爱吃好的爱吃怪的。二是有些首长也确实讨厌大吃大喝，特 别反感没完没了的吃喝。三是有些首长不求大吃大喝，只求“可口可乐”，即以吃着顺口随 意为标准。根据我们对100 名师以上领导的大体分析考察，爱大吃大喝的只有7 人。讨厌大 吃大喝的56 人。“可口可乐”的37 人。 第一种首长只占少数，但影响较大。秘书虽不能制止，但要心中有数。 第二种首长占了大多数，是党风好转的希望和力量所在。他们中有的出身贫寒，家居农 村，从小吃苦，对大吃大喝颇为反感。还有那些从下边一级一级上来的首长，知道基层的甘 苦，对花天酒地的吃喝很看不惯。还有一些从艰苦边远地区出来的首长，对挥霍公款吃公喝 公也深感痛心。 第三种首长占了相当数量，是秘书应认真了解掌握的重要对像。有一个首长在吃饭问题 上特别“挑剔”，他就喜欢吃煮烂饺子。看见破了皮的饺子就会说：“今天伙食好！”旁边 一桌丰盛的宴席似乎对他没有什么吸引力。当秘书的就要对炊事员讲明白，多包几次饺子， 而且要有些开口的。另一个首长则喜欢吃稀饭，四盘咸菜，一杯酒，他见了准高兴：“伙食 不错，确实不错。”而且肚子也能吃得挺大。还有一个首长是山西人，别的无所谓，每顿饭 必须有两个土豆，见了皮开肉绽的土豆，眼睛就发亮，一边吃一边说：“有营养啊，淀粉从 哪里来？主要从这里来。”如此等等，他们就是“可口可乐”的标准。 每个首长在吃的问题上，习惯很是不同的，秘书不能一视同仁。无论家里外头，都上山 珍海味首长并不一定就欢喜。 （二）关于首长“喝”的习惯 喝，比过去复杂多了。茶水、饮料、酒，花样翻新，欲迷人眼。酒有进口的，“人头马”、 “XO”一杯子装一点点，七八十元算便宜。 国产的也很贵，“茅台”“五粮液”“剑南春”一二百元一瓶，还可能是假的。再加上 扎啤、蓝带，喝几筒半个月工资。饮料的品种就更多了，这个汁，那个浆，数也数不清。一 8
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口酸水水，三五元甚至一二十元，喝完了肚子疼。真可谓档次越来越高，胃口越来越差。 对于首长的喝，秘书也要加以分析掌握。还是根据我们对 100名师以上首长的考察为 例，大致有四种情况：一是喜欢大喝的，喝高档的7 人。每天都要喝一点的25 人。可喝可 不喝的40 人。讨厌喝酒的25 人。 第一种首长占极少数，“无酒不成席”，宴席上一定要一醉方休，自己喝，劝人喝，“五 粮液”不止两三瓶，有一半都倒在地上了。对这些首长爱“喝”的不良习惯，秘书应设法劝 止。 第二种首长为数不算少，这是他们生活习惯的一种表现。他们每顿饭都要喝两口，否则 看着饭吃不下，拿一点酒来，不用高档的，饭吃下去了，话也多了。在一般场合，秘书可以 给予关照，让炊事员备上点酒，首长很高兴，也不会误事。 第三种首长占多数，有没有酒不影响吃饭，上了酒，不觉助兴，不上酒也不觉扫兴。但 无论如何不能多喝，也不想多喝。对他们秘书不必勉强，也无须特别关照。 第四种首长人数也不少。他们见酒发愁，特别对一顿饭喝几个小时烦死了。如果被逼上梁山， 中间也要出去几次躲一躲，或中途退场。对他们，秘书要出面保驾，事先向陪吃人员打招呼。 不要死皮赖脸地向首长劝酒。 （三）关于首长“收”的习惯 收就是有人送礼就接收下来。收的问题较之吃、喝问题更具普通性。有不喜欢大吃的， 有不喜欢大喝的，但不想收、不肯收的却不多。有收就有送，有人坐轿也有人甘愿抬轿。 有一则故事：战国时代，齐国大官邹忌，有一天穿戴好后，问妻子：“你看我和城北的 徐公谁漂亮？”妻子说：“当然你漂亮！”邹忌不大相信，因徐公是有名的美男子。于是又 问妾，妾说：“徐公哪能比得上您漂亮！”邹忌还是不信。这时有客人来访，他又问客人， 客人笑着说：“您比徐公漂亮多了。”后来徐公到邹忌家来了，邹忌确信自己无论如何也比 不上徐公漂亮。第二天他见齐威王，讲述了此事。齐威王问他：“你自己看，到底谁漂亮？” “当然徐公漂亮。”“那他们为什么说你漂亮？”“我妻子说我漂亮，是因为她偏爱我；妾 说我漂亮是因为她怕我；客人说我漂亮是因为他有求于我。” 由此我们可以知道，向首长送礼者多是想从收者那里达到自己的某种目的。一般来说， 在送与收之间，送者常表现出一种主动行为。 现今，给领导干部送礼方式多种多样，日新月异。叫人感到很精彩，有时也会感到很无 奈。 第一，关于送的方法。 有直接送的，当面交给首长。有间接送的，送给首长家属、子女，或通过秘书及其他有 关人员转递。 有明着送的，提在首长眼前的就是礼品。 有暗中送的，悄悄放在那里不吭气，或表面看并没送礼，实际上却在有意赠送。据报载， 某省级机关一位局长常被有关单位拉去玩麻将，他的牌术实在不算高明，但总是他赢。有几 次竟腰缠万贯回到家中。不过他也要付出代价，在某些文件、请示或某些什么字据上签上自 己的名字。结果犯了错误。 第二，关于送的时机。 首长或家庭成员的生日，是送礼的好时机，特别是首长非常喜欢的晚辈过生日，时机最 好。 首长患病住院时，送礼的人常常是络绎不绝于病房里、卧榻前，慰问品堆成了小山。有 个首长喜欢吸烟，住一次院可收几十条红塔山、阿诗玛。 首长下基层时，也有不少人送东西。离开前，有人说：“首长下基层挺辛苦，拿两条烟 吸一吸。” 9
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“算了，算了，我带着呢。” “两条烟算什么，这也算不上什么送礼！” “下次别来这套了。”还是收下了。 返回时，有人说：“我们这山沟没什么好东西，拿几根人参首长带回去泡酒喝，补补身 体。” “这样不好吧？” “这有什么？几根人参不值钱，您身体健康有利工作。我们不也是为部队建设贡献嘛！” 随手把一盒子人参放在车座上。 首长子女升学，参加工作也是送礼的机会。 “考上大学啦，值得庆贺。远离家门，要自己照顾好自己，这条毛毯拿去压个脚。” “孩子一工作成大人了。也该打扮打扮，这条项链戴上准好看。” 前来庆贺的人用不同的语言表达了送东西的合理性，也免不了夹杂着某种不合理的要 求。 第三，关于送的品种。 可分为三类。第一类是生活用品，从鸡饲料、土特产、服装、烟酒、打火机、保健用品 到高档家具、照相机、录像机以至摄像机等等。第二类是欣赏物品，有古玩、玉器、首饰、 工艺品、名人字画、珍贵图书等等，价值从几十元至上万元不等。第三类是货币，从红包、 现金发展到信用卡。牡丹卡、长城卡，里面存上几位数，送给首长用起来很方便。 有时收方也表现为一种主动行为，即拿。有两种方式，一是明拿，一是暗索。首长到某 部队视察，宴席上吃到了新疆特产骆蹄，很合口味，于是说：“老张啊，你们这里的骆蹄很 不错。”临走时部队领导
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