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参谋助手论:为首长服务的艺术-第7部分
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求，是很具有权威性的。 以上这几点决定了，如果秘书在行动前充分领会了首长的意图，并在行动中始终遵循这 一意图，那么其结果，实际上就是凝聚了领导人的经验，集中了大家的智慧，质量自然是比 较高的。 （四）领会好意图，可以减少秘书工作的无效劳动 常常有这样的现象：秘书人员辛辛苦苦干完了一件工作，却在领导那里被否定了，甚至 数次返工，仍然通不过。在这里，秘书人员就是做了无效的劳动，走了弯路，闹个白辛苦。 怎样减少这种无效劳动呢？很重要的一个方面就是准确领会首长的意图。领会好了首长 的意图，工作就可以少走弯路，少吃苦头，减少无效劳动。相反，如果不去领会首长意图， 随任自己去发挥，工作的结果就很可能同首长的意见相去甚远，返工的次数也多，甚至劳而 无功。 有很多秘书的工作能力不能说不强，对自己要求也不能说不严格，工作态度也不能说不 端正，可他们工作的结果却常常在首长那里通不过。与此相应的另一种情况是，有些人工作 能力并不是很强，但每次工作都能过关，主要也在于如何领会首长意图的问题上。 秘书只有把自己的工作能力同首长的意图结合起来，才能办出令首长满意的事情来。 二、首长交代意图的方式 （一）首长意图的产生 从来源看，首长可能受某一动因激发而产生意图。它既可以是首长长期工作经验的结晶， 也可以是平时调查研究的积累；既可以是上级政策精神和本单位具体情况相融会的认识，也 可以是整个领导层的集体研究决定。还可能是受某一事物的启示而突然爆发的思想火花。 从完善程度看，首长最初的意图，有的比较成熟、系统、全面；有的则不太明确，比较 简单，是有待加工的“思想毛坯”。也有的首长虽然站得高、角度新，把握住了关键和实质， 具有启发性、洞察性、广延性，但还未定型，需要进一步磨砺、优化，使其臻于完善。 （二）首长意图的交代 首长产生了意图后，就需要向秘书人员交代。交待是办理的出发点，也是秘书开展工作 的前奏。凡是由专、兼职秘书人员经办以首长名义安排的重要工作，都应经过交待。如不完 善这一手续，秘书难以明白首长的意图和各方面的具体要求，必定会闭门造车，苦思冥想， 虽勉力工作，但与首长意见相悖，势必数次反复，耗时费力。或不结合本地区、本单位工作 实践，流为应景之作。甚至违背实际需要，妨碍工作活动的开展。20
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由于首长的气质、性格、能力和领导方法不同，交代意图的方式也是不同的。这就要求 秘书人员具有领会不同类型首长意图的本领，从笔者多年在机关工作的经验看，首长交待意 图，大致有如下几种方式。 1．从交待程度上看。 有的首长是简洁式的，即只用几句话就干脆利索地把他的想法说了出来，其内在涵义， 由秘书去详细体味，甚至有时只是说：××时候有个会，希望你写份材料。××时候有个纪 念活动，希望你写篇讲话稿。至于要写什么内容他只字不提。有的首长是详细式的，即把应 该写些什么，应该怎样写，甚至每一层应该表达哪些内容，都交待得一清二楚。 2．从交待内容上看。 有的首长是观点式的，即只提示几个要点，至于观点里面的具体内容则由秘书人员去单 独思考。有的首长是素材式的，即只给许多他了解的详细材料，至于这些材料说明了什么问 题，应该概括出怎样的观点，则由秘书人员去总结，去归纳，首长还没有现成的。 3．从交待手段上看。 有的首长是直接式的，即喜欢把办事人召来，面对面地亲自交待，直到办事人弄懂记清 为止。这种首长认为，应该一竿子插到底，自己的意图应该直接地、清晰地、面对面地传达 到办事人那里。有的首长则采用间接方法。喜欢把意图交待给他的直接的部下，然后让这些 部下再一级一级地往下交待，经过几次转手传到办事人那里。采用这种方式的首长认为，应 该调动各方面的积极性，应使自己的直接部下也了解自己的意图，这样才不至于在领导关系 上闹出误会。 4 ．从交待质量上看。 有的首长是高水平的，即交待意图时，语言凝练，方法明确，要求具体，只要秘书根据 首长的交待去认真落实就可以了。有的则是低水平的交待，即首长的想法可能很好，但在交 待时，却是头绪不清的，说理性不强的。有时秘书听了半天，连意思都听不明白，主旨都弄 不清楚。 5．从交待频率上看。 有的首长是一次性交待，即只用一次交谈，就将自己的意图表述完毕，铁板钉钉，只此 一次，再不更改。有的首长则是多次性的交待，即通过和秘书多次交谈，有时反复强调，在 时推倒重来，有时弃之又用，从而使自己的意图不断清晰，不断深化，不断集中。特别是对 一些较为复杂的工作仅一次是不可能交待清楚的。 三、领会意图的要诀 上面，我们谈了首长交待意图的方式，这仅是一个方面。在实际工作中，更重要的是另 一个方面——如何领会意图。 （一）领会意图的过程 首长交待的意图，仅是秘书办事的底蕴，并不完全同于主旨。须经秘书人员进一步领会、 深化，并完善这种意图。 1．领会。 领会要清楚。首长工作忙，头绪多，注意力经常转移。秘书在领受任务时须依循领导同 志的思路，详细聆听并摘记要点。对不明确的问题当场请示，对辞不达意的话要仔细询问清 楚，吃透原意，力求把握其精神实质和各方面的细节。相反，如果一味点头，首长误认为秘 书已完全领悟，交待时就会略掉一些具体细节，秘书日后再去请示时，则可能时过境迁而不 得要领。 领会要全面。弄清目的、完成时限，据此确定步骤、方法、要求以及行动方案，便于在21
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时间许可的限度内统筹规划。如果“以其昏昏，使人昭昭”，其结果必然是劳而无功甚至造 成不良后果。 领会要深刻。可根据当前的基本倾向和首长的工作日程，分析、感知首长产生意图的背 景和过程。必要时，可进行跟踪性补充调查，以掌握首长的思想脉络，更深刻地体会意图， 以免隔靴抓痒，似是而非。 2．融会。 工作主旨由多种要素构成，内涵十分丰富。在不违背首长初衷的前提下，秘书要反复、 横向扩散思维，举一反三，把工作实际、专业知识、政策规定、群众要求，融会、充实进首 长意图之中。例如，《××党委工作指导纲要》的中心是“改革、务实、创新、争先”。秘书 的拟议，不仅把领导层集体讨论的思想观点、工作重心、目标、措施都围绕这个中心展开， 而且还与上级指示，本地情况等相结合，把这一中心思想延伸到首长没有考虑或没有更细致、 更具体考虑到的观点、工作、情况中去，使整个工作的指导思想基础更坚实，依据更充分， 理由更具体，措施更周严。 3．发挥。 秘书必须依循首长意图办事，这是一条基本原则。但是，从首长的最初意图产生到最后 的定型之前，秘书人员可以调动自己的学、识、才、能，去努力发掘，使之深化；举一反三， 使之全面。进而引伸到首长最初意图所未能照顾到的方面。 秘书在筹划中，当发现首长交待的最初意图存在偏颇、疏漏、失误、矛盾时，要敢于据 理直言，不应听之任之。为完善主旨，广征博采，首长也往往与秘书或其他有关人员一起讨 论，鼓励他们畅所欲言，不带框框，从不同角度发现问题，提出设想，乃至否定最初意图。 当然，秘书人员对首长最初意图的发挥和修正，需经首长首肯才能确立。 通过领会、融会和发挥，使首长意图深化、完善、定型。一旦首长决心已下，主旨已定， 就不应再有异议，而需愉快、忠实地围绕最终确定的意图行事。 （二）领会意图的方式 秘书要想准确把握首长意图，应当采取哪些具体的方式呢？ 1．善于把握首长工作的热点，跟踪追击。 首长的工作热点是首长在一定时期内工作意图最为集中的表现。抓住这一点。就等于抓 住了首长意图的核心，就能与首长工作同步，目标同向。但是，首长意图是围绕党在每个时 期的中心工作形成的，具有阶段性和连续性。为此还必须对首长的思想，系统掌握，重点跟 踪。 2．善于把握首长的思维方式，协同动作。 每个首长都有他的思维特点和思维方法。秘书要当好首长的参谋，必须善于了解、把握 并力求做到：当首长对某项工作、某件事情有了某种思维萌动和思维导向时，我们要能有所 共思；当首长对某项工作、某件事有所酝酿时，我们要能不谋而合；当首长做出某项决策， 部署某项工作时，我们要能心领神会；当首长追踪某项目标，期待某种效果时，我们要能举 一反三，不仅知其然，而且知其所以然；当首长需要某种材料和信息时，我们要能想在前， 做在前，搞好超前服务。 3．善于把握首长思想的闪光点，加以深化。 一般说来，首长所提出的意见，大都是比较完备和深刻的，但对某项新的工作或临时处 理某个问题的时候，常常是有感而发，提出的意见往往是零散的，片断的。对首长这些零散 的、片断的意见，秘书要认真加以领会，不要害怕这些意见束缚了自己的思路，更不能轻视 和拒绝。要知道，在零散之中有一些是有见地的观点。首长在即兴讲话时也有新意。我们要 当好首长的参谋，就必须善于抓住首长思想的闪光点，通过与首长切磋和深入调查，努力加 以开掘和深化，以进一步完善首长的决策，指导面上工作。22
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4 ．善于多角度捕捉首长意图，综合归纳。 在这方面，一是要善于抓点，即紧紧抓住首长意图的要点与核心，把首长所讲的观点同 上头精神和下头实际串起来进行比较。既与上头精神一致，又与本单位实际相吻合，做到有 理有据。二是要善于扩大面，以主要领导思想为主线，多方面吸收其他领导的意见，集思广 益，形成整体决策。例如在起草领导讲话稿时，我们不仅要和具体的讲话人详细进行切磋， 让讲话人把提纲定下来，而且还要多方面吸取其他领导人的意见，在此基础上进行综合分析， 科学剪接，使各方面正确的意见都能融会进去，这样返工率就比较小。 5．善于把握首长的个性特点，因人而异。 我们所接触过的首长，不同的个性，就有不同的领导风格和工作方式。比如，有的首长 古典文学底子较厚，做报告喜欢引经据典，为这样的首长起草讲话稿，就要适当地引用一些 典故，以达到借古喻今明理之目的，再比如，从基层调上来的首长，对下面的情况比较熟悉， 为这样的首长起草讲话稿，就要多举一些他熟悉的例子。相反，我们不能给文化水平较低的 首长，专门写一些生僻难认的字，让他读起来一头的汗。 （三）领会意图的变通 在领会首长意图中，不论采取何种方式，有两个问题需特别注意。 1．秘书人员应养成一个良好的习惯，即应当集中精力倾听，随手奋笔疾记，即使是首 长的即兴发言，也应详细地记录下来，以备后用。在认真记录的同时，还要积极思考，对没 有领会的问题大胆询问，不必拘谨小心。某部有个作战参谋任职不久，接受了参谋长交代的 一份军用公文的写作任务，由于他当时没有迅速记下要点，对疑惑处也不好意思再问，怕影 响了领导的工作，写作时只得凭想象，结果在部队演习时，因撰写的公文不合要求而返工， 延误了演习时间。实际工作表明，凡是在接受任务时问清了首长意图的同志，工作进展顺利， 领导人多为满意；凡是不弄清意图就动手干的同志，很可能返工，不仅影响了工作甚至还耽 误大事。有经验的秘书，往往是一边接受任务，一边积极思考。思考的范围是：对贯彻意图 中可能出现的多种情况，及时提出来，让首长能给予明确的答复；对首长意图中可能出现的 偏差，趁首长还没有考虑成熟，该纠正的纠正，该否定的否定；对首长意图中有所涉及但还 不够完善的地方，不够深刻的问题，通过讨论式研究，使之在行动前就能完善深刻起来。这 里秘书人员要注意：认真思考必须紧紧围绕首长意图的主旨；大胆提问必须用谦虚探讨的口 气，谨防产生和首长的意图有对立之嫌。这种才能，不仅靠秘书聪慧的头脑，敏捷的思维， 而且须有对下层实际情况的谙熟和体察，以及丰富的实际工作能力。由此可见，倘想做好秘 书工作，一如陆游诗所咏：“汝要欲学诗，功夫在诗外。” 2．在领会意图的过程中，如果首长的想法是正确的，打算也是合理的，那么我们照着 做就行了；但是当首长的意图有粗疏、误漏甚至是错误时，我们应当怎么办呢？遇有这种情 况，秘书人员当然不能自以为是，更不能反“仆”为“主”，而是要通过一些巧妙的方式，把 自己的正确想法，转为首长的意图。这些方法大致有：宣传政策法，提供下情法，介绍经验 法，弥补漏洞法等。常用的语句是：“这个问题是很好，不过我还有这样一点想法”，“这个 问题挺全面了，我再补充几点看行不行”，“这个问题，是否可以改换个提法”等等。 善于领会意图，是一个很复杂的心理过程。它是正确处理首长和秘书人员关系的很重要 的方面。它要求秘书人员不仅要具有聪慧的头脑，敏捷的思维，应变的能力，而且更需要有 正确领会党的方针政策的觉悟，以及对下边实际情况的真实了解。这样，在领会意图过程中 不仅能提出很好的建议，而且能出色地实现首长意图。23
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维护首长尊严的艺术 尊严，这个词很神圣，又很寻常。 尊严就是尊贵和庄严的意思。它的外在表现，是一个人可尊贵的身份和显赫的地位；它 的内在要求，是一个人应有的自尊心和基本的人格。尊严是实现自我价值进而也是实现社会 价值的自然要求。尊严又是维护个人权益进而也是维护他人权益的重要内容。因此，尊严应 该是神圣不可侵犯的。 一个人是否具备了应有的尊严，并不取决于他的主观愿望，而是由下列诸条件所决定的： 第一，他的社会地位的尊卑；第二，他拥有物质财富的多少；第三，他对社会贡献的大小； 第四，他在公众中威信的高低。当然，对尊严的取向，不同的人们有不同的标准。在些人看 来他很有尊严，而在另一些人看来，他却毫无尊严。但无论如何，一个人只要切实具备了上 述条件之一，他也就具有了相应的尊严。 尊严对人生和社会有着重要意义。一个人的尊严受到损害，就是对这个人的人格的污辱 和价值的贬损。因此，在现实生活中，纪律的力量常常表现为对某些人从尊严上加以制裁， 如行政处分、党内处分、降职降级，等等。受到了纪律的制裁，他也就失去相应的尊严，也 就被人看不起。如果忍受不了，他就可能失去生活的勇气或者丧失理智，变得残忍，无目标 地进行报复。另一方面纪律又常常表现为对某些人从尊严上加以鼓励。立功、受奖、授予荣 誉称号等等。获得了荣誉，他也就获得了相应的尊严，被人们所尊重。具有尊严的人在生活 中会变得更加伟大和高尚起来。 尊严虽然具有客观性，但必定渗透着巨大的人为力量，并且显示出诸多奇妙的特色。例 如，有的人表面很有尊严，�
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