应用文写作-第2部分

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　　三、应用文写作材料的选择与提炼

　　应用文的材料是指需要写在文章中的事实，包括时间、地点、人物、事件、背景、原因、结果、目的、相关数据等。

　　材料主要有两种类型。一种是直接材料，一种是间接材料。直接材料由作者亲身感受、亲自观察、调查而获得的，称为第一手材料。间接材料，是指由阅读书报、检索文献资料而获得的，或由他人提供的，称为第二手材料。写作不同的应用文，获取材料的途径和方法不尽相同，但对搜集到的材料都应该认真的核实，确保真实性和典型性。真实就是应用文中涉及的人和事必须符合事实，不得加入写作者主观想法。典型就是指材料要有代表性，同时又具有普遍性、最能反映事物本质、最能突出主旨。

　　材料选定之后，还不能一字不差地放到应用文中，必须根据表达主旨的需要，对材料进行加工提炼处理，才能更好地表现主旨。

　　（一）合并同类材料

　　在应用文的写作过程中，把说明同一个观点的几个材料归纳为一个材料。譬如工作总结，往往有许多材料，从本质上看都反映的是同一个问题，那么则可以把这几个材料进行归纳概括。合并同类材料的好处是可以将反映的个别情况的材料，归纳概括成为带有综合性、全面性的材料，从而能够更集中有效地说明应用文的主旨。

　　（二）妥善剪裁冗长材料

　　在应用写作中，不论是叙事，还是分析问题，都不能简单一味地堆砌材料，要根据表达主旨的需要，详略得当。要对那些内容好而篇幅冗长的材料，要进行剪裁。

　　一是压缩。冗长的材料往往存在交代过于详细，议论太多，语言啰唆等毛病，这就要删除枝杈，压缩过程，摘取精华，删节字句等方法加以剪裁，突出文章的主干，突出主旨，让人看到文章就能把握主旨。

　　二是换角度。指改变材料的使用角度。选择新的角度往往写出的应用文更具有生命力，更容易让读者把握主旨。譬如上报的公文，往往选择突出材料的参谋或请示的角度，下发的公文则要选择更能突出材料的指示或指导的作用。再如对农村体制改革之后，农民富了，钱袋子鼓起来了，这一类事实材料，那就可以避开这个众人常写的角度，从钱袋子鼓起之后，响应国家号召再投资，不存钱，观念改变的新角度去选择材料，进行写作。往往是角度改变了，文章新了。

　　（三）详略得当

　　从古至今，文章的写作均要详略得当，而不能主次不分，平均用墨。不懂得详略的作者，最爱犯的毛病是倾其所有，知道多少就写多少，不管材料有用没用都要写上去，使文章臃肿不堪，让人不知所云。应用写作中用材的详略得当，大致有如下几个规律可循。对于表现主旨来说，重要的材料要详写，而次要的可以略写，新鲜的材料可以详写，而老生常谈众所周知的旧材料则可以略写。

　　第三节　应用文写作要求

　　规范性的应用文文本格式分为两类，一类是由权力机关颁布的法定格式，如事务文书：决定、报告、通告等文种格式；一类是在长期的使用过程中形成的约定俗成的格式，如非法定公文：调查报告、计划、总结等文种的格式。

　　简而言之，撰写应用文，要注意它的规范性，同时要注意应用文语体的直白性，语言要求准确、简明、平实、得体，不能漫不经心，随心所欲，更不能标新立异，独出新裁，胡编乱造。

　　一、应用文写作的语言要求

　　应用文作为一种实用性文体，其语言与其他文体相比具有鲜明的特点，这是由其本身的功能作用决定的，总的说来，应用文语言具有实用性、规范性和模式化的特点。由于具有以上特点，所以应用文的语言要符合以下几点要求。

　　（一）语言要准确

　　准确是指语言要准确贴切。应用文是用来办事、处理公私事务的，因此文中所用的一词一句，一个概念都要准确无歧义。只能表达一个确切的意思，只有一种解释，不含糊，不费解，不能有漏洞。语言不准确，就会造成思想混乱，贻误工作。

　　（二）语言要简明

　　简明就是指语言简洁明了。应用文的语言要简明扼要，这不仅是提高工作效率的需要，也是减轻不必要的工作压力的途径之一。要多使用短句，短句表意简洁明快。长话短说，要言不烦，没有空话、套话、废话。因此，我们要反复锤炼语言，提高概括能力。譬如，应用文中的叙事多用概述，扼要地交代出事情的来龙去脉即可；议论也不必讲究推理的过程，只需简捷地阐明自己的观点即可。语言的简明，需要作者具备较高的概括能力。概括能力是指人们驾驭语言的一种重要本领，概括能力高，才能运用简明的语言，抓住要害，一语中的。

　　（三）语言要平实

　　所谓平实就是语言要平直朴实。应用文的行文要用直笔，抓住要害，直陈其事，不允许有虚构、夸张和想象，少用甚至不用描写、抒情等表达方式。

　　（四）语言要得体

　　所谓得体就是言语得当，恰如其分，要符合应用文的语体特征。应用文一般都有特定的读者对象，其语言要讲究得体。譬如，上行文的用词要谦和而不阿谀奉承；下行文的用词要郑重严肃，关怀爱护而不简单粗暴；平行文的用词以诚相见，相互尊重。公告、通告，语言要深入浅出；商业广告的语言则要生动活泼，灵活多变……因此，运用语言要因体而异，合理选择，做到恰当得体。

　　二、应用文写作的结构要求

　　一篇好的应用文不仅要主旨鲜明，材料真实、典型，语言准确、生动，还应当有规范的固定的格式。由于应用文的种类繁多，常用的应用文就有200多种。文种的不同，导致结构的形式也不同，因此它不能像其他文体一样有统一的结构形式。而不同的应用文要根据实际，按照所用文种的结构模式来写，目前各种应用文都已基本形成了自己的结构模式，本书将在以后的章节中分别详细讲解。总的来说，应用文在结构安排上主要有以下三个方面的要求。

　　第一，所用文体的结构要鲜明地突出主旨。主旨贯穿于整篇应用文，应用文的结构要突出主旨主要表现在应用文的写作规范上。一般说来，应用文在标题或者开头就会点明主旨，再围绕主旨安排层次和段落，有的文体还需要在结尾进行总结，深化主旨。

　　第二，结构必须完整。应用文根据文体的不同要求，各部分必须完整，不能有省略或遗漏。

　　第三，要符合文体结构特点。各种文体都有自己的结构特点，不能混用。

　　三、应用文写作的格式要求

　　关于应用文的写作，要十分注重不同应用文的格式要求。这种格式并非是一种严格规定的法定形式，而是在长期的写作实践中所取得的某种共同的认识和约定。但是，这些格式要求虽然不属法定规范，但它必然包含着写作规范中许多合理因素，我们应该加以继承和保留，不应随意破坏和擅自修改，以免影响应用文的特定交际功能。

　　例如，启事的格式：第一行正中写启事的名称，如“征文启事”。第二行空两格起，写启事内容。末尾右下方分两行写署名、日期。启事的有些内容要十分具体明确，如地址、时间、联系办法等。有些内容就不应写得具体明确，如“失物招领”中有关失物的详情，以防冒领。

　　除此之外，不同的应用文文体具有鲜明的格式要求，本书将在后续章节中详细论述。

　　四、应用文写作的其他要求

　　应用文由于文种的限制，写作上要求严谨、实用、准确、朴实等，而应用文功能的特殊性决定了应用文必须遵循一些特殊的要求：应用文必须符合党和国家的政策、法令，必须符合领导意图，应用文写作必须明确而有针对性。

　　随着社会的发展，人们日常生活不断丰富，在许多应用文文体中加入了很多新鲜的元素，因此当今的应用文写作还需要在表达技巧中加入某些艺术的因素，如某些场合的演讲词、主持词等。

　　训练参考题

　　1．简述应用文的特点、分类及作用。

　　2．应用文写作都有哪些语言要求？

　　3．应用文写作都有哪些结构要求？

　　4．应用文写作都有哪些格式要求？

　　5．结合实际谈谈怎样才能写好一篇应用文。

　　第2章

　　公文写作

　　Chapter　2

　　公文是公务文书的简称，公文写作则是广泛用于党政军机关处理公务活动的应用写作，是一种实用、规范的写作。

　　公文写作有广义和狭义之分。广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。

　　第一节　公文的概念

　　一、公文的本质与作用

　　要学好党政军机关公文写作，除了具备基础写作知识，还要弄清公文的含义、本质规律和作用。

　　（一）公文的含义

　　公文是法定的机关与组织按照特定的体式，经过一定的处理程序制成的书面文字材料，包括党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的各种书面材料，是各党政军机关交流经验的一种重要工具。

　　理解公文这一概念的内涵和外延，要把握以下三点。

　　1．“法定机关与组织”，不仅包括机关及其各部门，也包括人民团体、企事业单位的办事机构，各自在其明确的工作范围内，都会普遍利用公文进行工作。

　　2．“特定的样式和一定的处理程序”，是指公文作为一种独立的文体，虽然也讲究形式的美观、灵活，但不能标新立异，各机关和组织要按照国家规定的格式要求和规范程序进行写作，具有特定的政务性内容和事务性内容的体式风格。

　　3．“各党政军机关交流经验的一种重要工具”，则让我们对公文的作用有了一个大概的了解。公文对外表达各党政军机关的意图和决定，是该机关处理工作问题的一种办事工具，同时还是该机关工作活动的记录。

　　（二）公文的本质和作用

　　公文的本质是指公文本身所固有的性质、特征，也包括研究它的性能和作用。《国家行政机关公文处理办法》中在谈到公文的本质和作用时，指出：“公文，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种重要工具。”从中，我们将公文的本质和作用从以下几个方面进行论述。

　　1．制定和贯彻执行政策的作用。党和国家的各项政策与法规，往往以公文的形式制定与公布。各级机关组织制发的法规性公文，多为各项方针、政策的补充和完善，这对于贯彻执行党和国家的各项政策，统一思想，具有重要的作用。

　　2．指导工作的作用。各级党政机关的公文，在一定范围内起着领导与指导作用。上级机关同下级机关是领导与被领导的关系，上级机关对下级机关所发布的公文，自然具有领导、指导作用。在我国，党的领导机关制定和发布的各项方针、政策、指示、决定和决议等，起着领导与指导工作的作用。

　　3．互通信息的作用。各类机关在处理日常工作、业务活动中，经常利用公文与上下级机关进行联系，或通知事项，或处理问题。如中央党政领导机关制定与发布各项方针、政策、法令时，经常用命令、指令、通告、通知等文件，将中央意图和要求传达到全国各个地区、各个机关、各级干部和广大人民群众中间去，组织与动员广大干部群众贯彻执行。

　　4．宣传、教育的作用。党政军领导机关的许多公文，特别一些重要的指导性公文，都具有宣传教育作用。像中共中央《关于加强精神文明建设的决定》等公文，就是对全国各族人民群众进行爱国主义教育，提高全民族素质的重要文件。

　　5．凭证和依据的作用。党政军机关活动中形成的各种公文，都是机关进行各项活动的历史记录。每件公文，都反映着制发机关的意图，收文机关均要依照公文的内容要求，作为贯彻执行或处理工作的依据。因此，公文具有凭证和依据作用。

　　6．现实执行的效用。公文有很强的现实执行效用。对于党和国家机关发布的重要公文，全国从中央到地方，从内地到边疆，从党、政、军机关到基层单位，接到通知后，都必须遵照文件要求立即执行，体现出公文很强的执行效用。此外，由于公文是党和国家管理党务和政务的工具，所以，在它失去现实效用后，还具有重要的查考作用。所以，我们还需要对今后有用的公文作为档案保存起来。其中具有永久保存价值的，还须按规定移交给国家档案馆保存。

　　7．解决问题、处理事务的作用。有一部分公文，经常用来沟通、联系各种事宜，用以了解情况、商洽工作、处理问题。这类公文针对性很强，一般内容比较单一、集中，意见比较具体、切实。

　　二、公文的产生与发展沿革

　　在我国，公文写作作为一种特殊的行为活动，古已有之。据考古发掘，我国早在原始社会末期就出现了比较成熟的文字。到3000多年前的殷商王朝的奴隶主阶级，已经能够运用龟甲和兽骨作为书面载体来书写文字，并以此指导当时的政务活动。我们现在所能见到的那些镂于甲骨、刻于碑石、铸于金属、书于竹简的文字，其用途大多是属于实施权力分配和社会治理的。从世界范围来看，我国是最早产生文书的国家之一。这就是说，公文作为我国统治阶级施政的工具和手段，其产生的历史极为悠久。

　　到秦汉时期，随着汉字的统一、纸张的出现和使用，不仅使得公文的作用扩大，而且体式也更为具体细致，还建立了一些与文书工作相关的重要制度，如文书的报告请示制度、传递制度等。唐宋时期，经济、政治制度的完备和国家机关的健全，使我国古代公文达到了发展成熟阶段，分类详细、机构健全、制度严格，对后世公文影响很大。此后的朝代大都沿袭了唐宋时期的公文制度，到明清时期又有了较大的发展和变化，公文种类细密、名目繁多，行文更加复杂化，还出现了许多专用文书，并对公文的文种、样式、用语、字数、保密制度等都有细致的规定。

　　然而，在我国漫长的社会发展史上，公文写作一直处于一种封闭和半封闭状态之中，存在较为严重的“以吏为师”和“相摹而作”的现象，成为统治阶级的御用工具。

　　民国时期，先后的南京临时政府、北洋军阀政府和国民党政府都对公文进行了许多改革和修订，并依据自身需要颁布了新的公文程式，对公文进行了重新分类和统一，开创了现代公文的新起点，在一定程度上适应了新政权的需要。然而，由于缺乏严格的管理，公文分类日渐增多，管理日渐混乱，套话成堆，公文的实效性、规范性大大减弱。

　　新中国成立以后，这种状况才从根本上得以改观。但是，一个不容回避的问题是，公文写作一直没有发展成为一门学科，往往依附于基础写作之中，处于寄人篱下的状态。进入新时期以来，党