应用文写作-第4部分

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　　三、公文文种选择的依据

　　撰写公文时要正确选定文种，不用、错用或生造文种、不仅会给公文的撰写制作带来困难或麻烦，而且会给公文的效用带来损害。选择公文文种要严守有关规范，特别是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则。

　　选择公文文种的依据主要有三个方面。

　　（一）根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种

　　根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种，就是要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系（同系统中的同级机关之间）或不相隶属关系（非同一系统的任何机关之间）时，只能选用平行文种。

　　（二）根据作者的权限选择文种

　　根据作者的权限选择文种，就是要明确作者的职责、权力范围，选择与之相符合的文种。这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。如果不按作者的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。

　　（三）根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种

　　根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种，就是在相同性质的文种中，选取有助于实现目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。在公文文种体系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，它们分别适用于表现不同的公文主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的不同要求。如同属上行文的“报告”和“请示”，虽性质相同，但在表现主题、表明行文目的和要求方面却有不同的功用。“报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问等，但不能表现带请示事项的主题内容；“请示”可用于向上级机关请求指示或批准，但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。“报告”可提出请求审阅批示或转发等方面的要求，但不能用于请上级允许“自己”去做什么，也不能请上级务必答复；“请示”则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求。

　　第三节　公文的格式

　　一、公文的组成部分

　　公文的结构指公文的组织构造。公文结构具有规范性和相对确定性，党和国家对公文的基本构成作出了规范性要求。

　　党的机关公文一般由17个部分组成。《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”

　　国家行政机关公文一般由18个部分组成。《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度。发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”

　　从大的方面看，在我国，党政机关通用公文的结构一般分为三个部分：公文版头部分、公文本体部分、公文文尾部分。

　　公文版头部分，包括版头（发文机关标识）、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项。党的机关公文截至目前，尚没有标注保密期限。

　　公文本体部分，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项。

　　公文文尾部分，包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项。

　　下面，以党的机关公文为例，对公文结构的组成部分作些介绍。

　　（一）版头

　　由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也和以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用本民族的文字和汉字印制。

　　（二）份号

　　公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。

　　（三）密级

　　公文的秘密等级，标注于份号下方。

　　（四）紧急程度

　　对公文送达和办理的时间要求。

　　（五）发文字号

　　由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文一般只标明主办机关的发文字号。

　　（六）签发人

　　上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

　　（七）标题

　　由发文机关名称、公文主题和文种三要素组成，位于发文字号下方。

　　（八）主送机关

　　主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。

　　（九）正文

　　公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

　　（十）附件

　　公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。

　　（十一）发文机关署名

　　应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。

　　（十二）成文日期

　　一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

　　（十三）印章

　　除会议纪要和印有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。

　　（十四）印发传达范围

　　加括号标注于成文日期在下方，比如，“（此件发至省、军级）”，“（此件发至县、团级）”。

　　（十五）主题词

　　按上级机关的要求和《公文主题词表》（中共中央办公厅秘书局编制，中国档案出版社1998年出版）标注，位于抄送机关上方。

　　（十六）抄送机关

　　指陈主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。

　　（十七）印制版记

　　由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

　　二、眉首、主体、版记的构成及写作要求

　　公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

　　（一）眉首部分

　　1．公文管理标识，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度。

　　公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。

　　秘密等级和保密期限，如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　　紧急程度，如需标识用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

　　2．发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可以只标识发文机关或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　联合行文时应使主办机关名字在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；若联合行文机关过多，应保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。

　　发文机关标识位置有两种。第一种用于平行文或者下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（即留出天头62mm），也就是留出25mm（约2行）位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。即使不需要标识这三项要素，也要留出这段空白。第二种仅限于上行文，即对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心为80mm，即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或者大于22mm×15mm。现行“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。

　　3．发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空两行，用三号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不要把“2019”简化为“19”，用六角括号“〔　〕”括入，不要用方括号“＇　＇”或者半圆括号“（　）”。序号是发文的流水号，一般都按文件的形式统一编，即是哪一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位（即1不编为01或者001），不加“第”字。如“鲁府办〔2009〕2号”表示山东省人民政府办公厅在2009年度内发的第2号文。

　　发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定，以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由两个个层次组成。第一层次是发文机关代字，第二层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。有的机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。

　　行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的作用是便于分类归档，查找及引用。发文字号的位置在发文机关标识下空2行，发文字号之下4mm印一条与版心同宽的红色反线（实际掌握发文字号只要不贴红色反线即可）。发文字号应居中排列。

　　4．签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发文字号不要居中。发文字号居左空一字，签发人居右空一字；签发人用三号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。

　　如果有多个签发人，或者有的文件按规定，还需要标注会签人，那么，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或者会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或者会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果三行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。发文字号和最后一个签发人与红色反线仍保持4mm的距离。

　　（二）主体部分

　　主体由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识（单一发文章和联合行文印章）、附注等要素组成。

　　1．公文标题，是公文内容和作用的高度概括，包括“发文机关＋事由＋文种”三要素，位于间隔横线下方适中位置字体略大于正文；单行或多行都要居中排列，匀称美观。主要形式有：

　　（1）规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋文种”──用于重要、庄重的公务。

　　（2）灵活式：有两部分和一部分两种。

　　①　两部分：一是“发文机关＋文种”。以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。

　　②　这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。二是“事由＋文种”。三是“转发＋始发机关及原通知标题”（如《转发国务院关于费改税的通知》）或者“转发＋始发机关及原文件标题＋通知”（如《转发国务院关于费改税的决定的通知》）。

　　一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性。

　　2．主送机关，指负责处理、执行公文的机关单位，位于标题左下方，顶格书写，后面用冒号。上行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文种只能有一个。下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多，一般使用泛称，如“公司直属各部门”。面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送机关。

　　3．正文是公文的主要内容，包括缘由、事项和结尾三部分。位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。序号按一、（一）、1、（1）的顺序排列。

　　联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

　　4．附件是附在文件之后，对文件内容起说明和补充作用的文字材料。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用三号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

　　5．成文日期，指公文生效的法定时间，一是发出日期，这是一般性文件；二是签发日期；三是通过日期，这是会议文件。用汉字小写数字，如“一九九七年六月十三日”，或用阿拉伯数字。

　　6．公文生效标识。印章是公文效力最权威的凭信，压盖于成文时间之上，上沿不压正文，下沿要骑年盖月。

　　公文除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，都应该加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，都应该加盖印章。印章要端正、清晰。

　　7．附注，位于成