应用文写作-第5部分

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　　7．附注，位于成文时间下方左侧，用以说明其他项目不便说明的事项，如传达范围、引文出处或名词术语。

　　（三）版记部分

　　1．主题词，用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号小标宋体字；词目之间空一字。

　　2．抄送机关。公文如有抄送机关，在主题词下一行；左右各空一字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

　　3．印发机关和印发日期，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用三号仿宋体字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　　4．版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

　　5．版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

　　三、公文的特定格式

　　（一）信函式格式

　　发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。发文字号下空一行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。

　　（二）命令格式

　　命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空两行居中标识令号；令号下空两行标识正文；正文下空一行右空四字标识签发人签名章，签名章左空二字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空一行右空二字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。

　　（三）会议纪要格式会议

　　纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同发文机关标识，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素的表示方法，与一般文种相应的格式要素的标法相同。

　　第四节　公文的行文规范

　　一、公文的行文关系

　　公文的行文关系是根据组织系统、公文法定作者的职权范围与行文单位间的隶属关系确立的发文单位与受文机关之间的关系，是机关单位之间的组织关系在公文运行中的的体现。这就必须首先弄清我国社会组织的机关单位之间的关系。

　　我国社会组织机关及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下4种：

　　（一）上下级关系

　　上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。如国务院和省政府。机关或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的机关或部门。而下行文如决定、通知、批复等都是面向下一级机关或部门。

　　（二）隶属关系

　　隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隶属关系。在这一关系之下，上级常用普发性下行公文如命令、通知、意见、会议纪要等，下级也可越级使用上行文（在特殊情况下行文并且必须抄送上一级即直接上级机关部门）。

　　（三）平级关系

　　平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以发挥平行性。

　　（四）非隶属关系

　　非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，都要通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理。

　　二、公文的行文规则

　　行文规则是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。在此，主要依据《国家行政机关公文处理办法》，将公文的行文规则归纳成为六个方面加以解说。

　　（一）注重效用

　　公文行文应当确有必要，注重效用。公文不能随意发出，一定要讲究实效，这才能保证发文机关的权威性。如果公务不大重要，不必用公文反映，那么可以采取电话、谈话等方式办理。不要出现那种“当收发室简单照抄照转”和“一文多发”重复发文的问题。公文要少而精，否则就会出现效率低下的问题，以至于造成文牍主义，产生官僚主义。

　　（二）行文根据

　　公文行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。这是基本原则。

　　《中华人民共和国宪法》确定中国共产党是领导核心。为加强和改善党的领导，在对社会和国家的管理上，实行党政分开。反映在公文运行上，党和政府的行文不能混淆，党政可以联合行文而不要互相行文。

　　（三）部门行文

　　政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。其他社会组织以此类推，以机关及其部门和基层单位来表示。

　　机关各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级基层单位的有关业务部门行文。如市政府的商业局可以向农业局行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向区政府的商业局行文（多以下行文形式）。上下级业务部门之间，虽然没有隶属关系，但有业务指导关系。同样，总公司机关的技术处可以向生产处行文（主要以函的形式，有时以通知的形式），可以向分公司的技术科行文（多以下行文形式）。

　　机关各部门向下一级机关行文只能采用函的形式。上级机关的职能部门同下级机关是平级关系，有时向下级机关发函还要得到上级机关的授权，行文时要在正文的开头说明授权的机关或领导人。

　　部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

　　（四）联合行文

　　同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文在公务中常常是必要的：避免了各自分头行文的不一致问题，增强了行文的权威性和约束力，减少了公文数量。联合行文一定要协商一致的原则。

　　（五）抄送规则

　　向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。重要行文，往往是在决定、通知和批复等文种中关于重要公务或者重大问题如撤换下级主要领导人、增设重要机构、审批大型项目、进行重要涉外活动的公文。对发文机关和下级机关来说，这就便于上级监督，避免出现重大差错；对上级机关来说，这就便于了解和掌握情况，统一管理。

　　此外，受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。这样，便于协调工作，防止出现矛盾问题。如某市学校一件公务，既需要直接上级机关的审批，又需要经费支出，这就要将请示主送市教育局，抄送市财政局。而市教育局下发批复批准该项目给这个学校时，要抄送市财政局。

　　（六）请示规则

　　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其他机关。“报告”不得夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

　　1．一文一事。古代就有一文一事的行文制度。一份请示写一件公务，内容简单，便于上级批复。如果一文多事，就会出现可批可不批、全部批和部分批、快批和缓批的复杂情况。这就造成了批复的困难，甚至导致无法批复。

　　2．只写一个主送机关。一份请示写一个主送机关，可以得到及时有效的批复。如果写几个，很可能出现没有一个主送机关批复的情况，这是请示的失败；也可能有两个或两个以上的主送机关都批复而意见不一致甚至矛盾的情况。因此，请示只能写一个主送机关。需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。

　　3．不直接送领导者个人。如果是领导个人直接交办的事项，在办理过程中可以请示领导人。除此之外，请示不能直接送领导人。这是为了防止官僚主义的产生而制定的。

　　4．报告中不得夹带请示事项。上级对下级的报告不作批复。夹带请示事项，只会造成公文处理的混乱。

　　此外，经批准在报刊上全文发表的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行。报刊上发表的法规都是面向社会通行的不涉密公文，经过上级的批准。下级社会组织应当视为正式公文贯彻执行。

　　三、公文的拟发程序

　　公文的撰制是一个完整的过程，它包括拟稿、审核、签发、编号、打印、用印、下发、存档等基本环节。

　　（一）拟稿

　　拟稿即起草、撰写公文，包括接受交拟、确立主旨、选择材料、安排结构、编写提纲、起草初稿、修改誊清等环节。

　　（二）会商

　　会商指公文内容涉及有关单位或部门的职权范围，需征得其同意和配合时所进行的协商活动。

　　（三）审核

　　检查是否符合公文处理程序及要求；检查是否需要行文；检查是否需要会议进行讨论，是否需要报上级机关等；检查公文内容同党的方针政策、上级和有关部门的规定及本单位以前的规定有无矛盾，是否与其他公文有重复或脱节的地方；检查文字表达是否准确、通顺、简练、明了、合乎语法逻辑。标点符号使用是否正确，有无文字错漏等；检查公文格式是否合乎规定，公文名称使用是否恰当，主送单位和抄送单位是否适当，标题、发文机关名称等是否准确。

　　核稿时，对上述方面出现的不妥之处，须逐项加以修正。

　　（四）签发

　　签发是决定文件最后定稿和批准发出的关键环节。文稿经过主要领导核准签字后既成为定稿，并据此后生效。

　　（五）编号、登记

　　文书室接到文件定稿后，应及时登记、编号，并根据急缓程度编排版。文件出稿后，应及时通知拟稿人校对。

　　（六）校对

　　校稿人应按领导核准签发后的文稿认真仔细地进行校对。非拟稿人进行校对时，若发现原稿有不妥之处，不应随意增删修改，应及时与拟稿人联系或请示领导解决。对校对中发现的一般性的笔误，如错字、漏字、标点等，须作必要的修正，并在原稿上注明。

　　（七）印刷、装订

　　打印稿经校对无误后由文印室付印、装订，公文正文用字一般为三号仿宋体，标题一般为二号简体大标宋体。印刷装订应力求使文件美观、整洁、牢固，以便受文机关阅读、处理和保管。

　　（八）用印、封发

　　所有往上级机关、外单位的文件及局存档的文件，都应盖印后封发。用章与发文单位名称应当一致。

　　（九）归档

　　对于按发文程序处理完毕的文件，文书人员应及时将文件形成过程的底稿和印制件立卷存档。

　　为提高公文处理的效率和质量，一切公文必须按收文或发文的程序运转，不得横向传递，不得越级办理；校对应采用国家出版、印刷部门统一规定的校对符号。

　　训练参考题

　　1．指出下面发文字号的错误，并予改正。

　　（1）×国办（06）第169号

　　（2）×政办字［2003］15

　　（3）〔2005〕×电办第1号

　　（4）×商办〔20047〕十号

　　（5）×政发〔二〇〇三〕字第6号

　　2．指出下面成文日期写法的错误。

　　（1）2009年5月1日

　　（2）2003年九月十日

　　（3）〇五年一〇月二四日

　　（4）贰零零肆年伍月拾玖日

　　（5）二〇〇七年10月九日

　　3．指出下面公文标题的错误，并予改正。

　　（1）××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知

　　（2）××省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见

　　（3）××××关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告

　　（4）关于对张××进行欺骗伪造病假条错误的通报

　　（5）全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定

　　（6）关于增加生产任务的函

　　（7）××市公安局关于表扬×××的通知

　　（8）××县政府写给××市政府的《关于企业改制问题的请示》

　　第3章

　　令决类公文写作

　　Chapter　3

　　令决类公文包括指令类公文和议决类公文两大类，主要用于领导机关对所管辖的工作实施指挥、下达指令、决定重大事项等，行文具有很强的针对性和严肃性。本章主要讲述指令类公文命令、通令、指示、意见，以及议决类公文决定、决议、会议纪要等实用文体的相关写作知识。

　　第一节　命令

　　一、命令的概念与发展沿革

　　（一）命令的概念

　　命令是法定的行政公文的一个文种。它是应用写作的重要文体之一。它是指法定的领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制执行效力的指挥性公文。它适用于依照法律规定公布行政法规和章程，宣布施行重大强制性行政措施以及嘉奖有关单位和人员。

　　但是，除军事部门以外，并不是所有的上级都可以对下属单位或个人发布命令（令）的。按照《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定，中华人民共和国主席，国务院及其所属各部、各委员会，各级人民代表大会及其常务委员会，各级人民政府及其他法定的机关和人员，才有发布命令的职权。此外，任何国家机关和人员都不得发布命令。因此命令具有高度的权威性、强制性和严肃性。

　　（二）命令的发展沿革

　　命令是中国最古老的公文文种之一。命，其词义为“使”，有“使人为事”之意，作为公文，始于商朝和西周，当时以王的意志为中心的“王命文书”，都是“命”的公务文书。令，其义与“命”相似，但还有“告诫”的意思，作为正式公文使用，始于战国时期。三国时候曹操为了完成其统一中国的大业，千方百计广招人才，先后颁布了《求贤令》、《举士令》、《求逸才令》等。在中国古代，命令有称作“誓”、“诰”、“制”、“政”、“策”等的。后来，随着历史的发展，命和令的功能作用逐渐合