职道-赢在起步的60个细节-第15部分

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如果目标没有实现，是客观原因还是自身努力不够、为了提高工作目标，需要做哪些方面的改进，等等。
通过检查，你可能会发现当初制订计划时的不完善的地方，也发现自己在实施过程中的毛病，分清责任和原因。作为职场新人，最怕的是你总是从客观上找原因，推卸自己的责任；职场新人应更多的是从自己的工作态度上找毛病。无论是预期完成还是没有完成，都要分析具体原因，从而改进和提高自己的工作。
公司是台利润机器，它要求所有的员工工作必须有效率，它绝对不会允许员工的工作像倩倩减肥一样，反反复复，既浪费时间，又浪费金钱，没有一点效率。
工作需要分类处理
小田是公司的文秘；由于进公司才半年，说是文秘，实际上就是打杂；她是个性格开朗的女孩，不怕打杂，觉得在这种公司打杂是一种难得的历练。但是，每天她不仅事情多，而且头绪也多，稍不注意就乱套，捡了芝麻丢了西瓜；自己费了力，还是惹老板不高兴，所以，她最近非常苦恼。
比如，这天一上班，老板就让她起草一份市场分析报告，星期五下班之前交给他；刚交待完，老板又来电话，让她给泰德公司的王经理和南方广告公司的张总打电话，请他们今下午从1点半来公司一起商量落实展览会的筹备工作；刚记录完老板的电话，传真机又发信号，有几封传真，都是英国托尼公司史密斯先生来的，让老板帮他预订酒店，他星期四下午到京；小田正在看传真时，电话铃响了，《数码》杂志社广告部的人来电话，问下季度广告做不做，向老板请示，老板让她起草一份传真，说下季度起不再在他们杂志上做广告了；刚放下老板的电话，人力资源部的人来电话问她参不参加“磁盘存档法”讲座，如果参加，就填写参加“磁盘存档法”讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。
面对这么多杂事，作为职场新人，小田有些头痛，不知从什么地方下手。
不管事情再多，只要能找到一套分清工作轻重缓急的方法，你心里就不会发慌。
在日常工作中，经常同时要做好几件事，但哪些工作要优先处理，必须根据事情的紧急程度来定，所以你要具备临机应变的能力，在合适的时间里做合适的事，这就是现代白领具备综合判断能力的表现。
日常工作一般分为三类，第一类是现在必须马上处理的工作，它用new表示，这类工作简称N；第二类是应该今天完成的工作，它用today表示，这类工作简称T；最后就是不太急的工作，即使明天完成也可以，它用later表示，这类工作简称L。比如面对上面这一大堆事，你就可以作个简单的分类：通知公司行政部借用会议室和给泰德公司的王经理和南方广告公司的张总打电话，请他们今下午过来商量工作。这两项是N类工类，必须马上处理；把传真转给具体负责对外联络的部门，顺便把史密斯到京的时间向上司汇报一下；争取在今天把下班之前把上司要的报告的提纲写出来；这几项工作不急，只要在今天下班之前完成就行，所以它们属于T类工作。存档学习报名和给《数码杂志》社发传真的事都不急，明天去办也行，所以属于L类工作。
把工作的轻重缓急搞清楚后，处理起来就游刃有余了：首先跟公司行政部打电话，通知他们今下午要借用一个小会议室，请他们作好安排，之后与泰德公司的王经理和南方广告公司的张总打电话；把传真转给具体负责外面联络的部门，顺便把史密斯到京的时间向上司汇报一下；争取在今天把下班之前把上司要的报告的提纲写出来；存档学习报名和给《数码杂志》社发传真的事都不急，有空的时间再处理，但先把它们记在笔记本上，别最后把这事给忘了。
作为职场新人，你最好养成一种对自己工作进行分类的习惯。有了这种分类的习惯，你工作效率会大大提高，把看似一团乱麻的杂事理顺，做到层次分明；这样，你就会看到自己工作能力的提高，从而自信心大增，开始享受工作本身给自己带来的乐趣。
为了提高自己的工作效率，你不妨给自己制作一个“当天必做工作表”：把每天要做的事填到表里，并按轻重缓急对它们进行排序；如果再出现临时性的工作或突发事件，再填进去。每处理完一件事，就把它从表上擦掉；做这个表，就像去超市之前做一个购物清单一样，先买什么，后买什么，写得清清楚楚，省得在超市里来回转，不仅节省时间，而且也不会丢三落四。
与这种“当天必做工作表”配套使用的是“工作效率夹”。这种夹子能帮助你提高记忆和工作效率，非常实用。你把每天的工作，如预定的会议、电话、起草信函等每项做成卡片，插在这个夹子的对应的位置，每天早晨上班时，先看一下效率夹，知道自己今天有哪些工作要做；某项工作完成之后，就把对应的卡片扔掉；每天下班之前，把第二天要做的工作写成卡片，插到第二天的对应位置上；如果当天某项工作没完成，就把它挪到第二天去，这样，第二天应做哪些工作，头一天心中就有数，可以提前做些准备。譬如今天是6月18日，今天的卡片就插到6月18日口袋里，如果有几项工作今天完不了，就把它们插到明天19日的口袋里去。
许多职场新人对待自己的工作总是兵来将挡，水来土挡，别人叫你干什么你就干什么，有什么事干什么事，没有一点计划性；所以，尽管有时工作不是满负荷，但总感到自己很忙，白天忙不完，有时还要把工作带回家去加班，这是名副其实的“事倍功半”；如果你工作比较有条理了，那下班后你就有时间看书学习了。
办公桌是面镜子
上班才三个月，在市场部工作的小亮的办公桌就己堆得像座小山了，跟读书时男生寝室一样凌乱。这天上午老板找他要份材料，他找了半天才找出来。当他把出来材料送到老板那里去的时候，老板自己早就找到了而且看完了。尽管老板当时没批评他，但他当时真恨办公室没有老鼠洞让自己钻进去。
小亮也知道，办公桌上堆那么多东西，既不雅观，又影响工作效率。但是，这么多资料，哪些资料要保存，哪些文件可以废弃，小亮把握不了；他怕自己一旦把什么重要文件弄丢了，到时候自己吃不了兜着走。
作为白领都应该具备一些文件存档方面的基本知识。作为部门共用的文件资料当然有专门的人管理，但你个人也应收集和保存一些自己用的文件资料。对于个人用的文件资料，你就得妥善保存，要用的时候能很快找到；哪些文件必须保存，如果要保存又该如何保存；哪类资料看完就可以毁弃，等等，这里面大有学问；你应该学点存档知识，改变大学时代那种“随意”和彰显个性的习惯。
作为一般的员工，常用的资料大致可以分为两种，一种是整个部门共用的；一种是个人专用的。有些资料虽然可以是大家共用，也可以是个人专用，但如果是归个人专用，那么，在保存的时间、使用的范围以及保存的方式与整个部门共用的都有很大的不同。哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。
归整个部门共用的资料包括这些：政府法律和公司内的各种规章制度、业务参考资料；业务参考资料包括各种规定和标准、各种业务手册和商业应用文文集等。　
归员工个人专用的资料，主要是自己所需的文件资料。如果是没有保存价值的资料就及早销毁，这样既可以省地方，又可以节约办公费用。
作为职场新人，有时东西究竟是要还是不要，你一时难以判断，如果保存起来，除了占用文件柜，看不出它有什么实际意义；如果毁掉，万一将来要用一次二次的，那又怎么办呢？遇到这种情况，你最保险的办法是请示上司，如果上司说要，就存起来：如果上司说不要，就毁掉。如果经常遇到这种情况，你也不能老是去打扰上司，所以，在这方面主要是靠向老同事学习，靠自己积累经验。
在很多情况下，你的上司自己也不一定说得很清楚哪些资料要保存，哪些资料要毁弃，所以，主要还还得靠你自己掌握。像推销广告这类与公司业务没有任何关系的东西，收到后，就可以直接毁掉；另外，对于本公司的文件资料，为了节省文件柜，自己看过之后，也可以毁掉，因为将来即使需要，核对什么情况，也可以让公司有关部门这些科室复印，他们自己都会留有底稿。
一个优秀的白领会保持“日事日毕，日清日高”的习惯，办公桌上的文件，按急办的、缓办的和一般性的分明别类地摆放，都是有条有理、井然有序；临下班的时候，连椅子都放得整整齐齐的。
你可能有过次这样的经历了，只记得有重要事情还没处理，却想不起到底是什么，那时真着急，既浪费了时间又浪费了精力，所以，为了避免出错和遗忘，你应放弃了学生时代用脑袋记忆的习惯，重要事项随时做成小抄或备忘录。
你的办公室就像一面镜子，反映出你为人的作风和办公的效率。
警惕做“现代文盲”
小庞是中文本科毕业，对自己的写作能力相当自信，但当她把自己写的第一篇市场分析报告交上去后，马上被上司退了回来，理由是她连“算术平均数”和“加权平均数”这两个最基本的统计概念都没弄懂。
“算术平均数”是什么意思？“加权平均数”又是什么意思？小庞到现在才真正记起有“书到用时方恨少”这么句古训。
从学校毕业后，说小庞再也没看书了，那是冤枉她！但现在小庞主要是到一些小书店去买那些精美的白领丽刊看，因为它们所呈现的是一个无限风光的时尚世界，让她沉迷于伊丽莎白·赫尔利、莎朗·斯通、辛迪·克劳馥们所展现的品位和情调，流连于巴黎香榭丽舍大街、纽约第五大道以及东京银座附近的高贵与优雅……作为职场新人，这类书刊杂志充其量只能当作莎琪玛那样的休闲食品，它们不能替代你对专业知识的学习。无论是专业技能、工作经验，还是职场伦理、人际关系，都需要你花时间和精力去学习；即使你不再是“职场新人”，你也没有倚老卖老、停止学习的资本，否则，你很容易被新的“职场新人”迎头赶上。
停止学习，就是现代文盲。随着社会节奏的加快，知识更新也越来越快，一般行业的知识折旧率约为５年，而在ＩＴ行业，知识折旧率更短，有时只有一到两年。
在学校时，你书的确读得不少，但那时你是为了分数而读书；再加上你阅历浅，真正读懂的也没几本书，你的知识远远不能满足现代职场的需要。　　　
学习是一个毕生的过程，不善于终生学习的人肯定跟不上时代的变化。一个人大学毕业，一般在校的时间为14年；如果到60岁退休，他工作时间长达三十多年；所以，仅仅靠这14年学校所打下的知识基础，是无法满足今后三十多年的工作需要。社会在前进、知识在更新，这就要求你在工作中学习，在实践中总结，一天一点积累，一天一点创新，才能跟上时代的步伐。
职场实际就是一场长跑比赛，你的文凭仅仅代表你有资格站到起跑线上，而文凭的高低也只能说明你起跑的早晚。企业成长需要核心竞争为，同样，你事业的成长也需要核心竞争力。核心竞争力的大小，不取决于你能力的大小，而要看你的能力结构是否合理，是否符合时代的需求。因此，你不仅要勤于学习，还要正确学习，否则，你会淹没在知识的海洋里。　　
因此，作为职场新人，你读书目的性还是应该强一点，因为你现在不再是学生了，每天要上班，时间有限，不能像学生时那样凭兴趣读书，或者赶时髦，所以，你不仅要有效读书，而且还要读有效的书。现在工作一段时间了，你应该基本知道自己哪些方面知识欠缺了，所以，你知道哪些书对你来说是“有效”的书了。有针对性地读书，往往会事半功倍。
当学生时，你买教辅书，主要是为了考试，那里面的内容你必须全盘接受，不管懂不懂，先背下来，考个六十分再说；而现在，你可以选择了，你可以结合自己实际工作的需要，带着问题来读书。
现在书市流行“一夜情”之类的读物，这种读物无论是对你的工作还是对你的生活对没有什么好处，它只会给涉世不深的你带来更多的空虚和无聊。除了专业书籍，你多看一些经管励志类的书籍，它们多是别人成功之前教训和成功之后的经验。阅读这类的书会使开阔你的视野，在职场上少走点弯路。他山之石，可以攻玉。
日前书摊上教人怎样做人和做事的经管励志类的书很多，但最好看原创的；很多所谓的“编著”，大多是“编者”赶时髦东拚西凑出来的它们利用一些职场新人的轻信和盲从，用一些似是而非的口号进行包装，内容完全靠从网上下载，云亦云，没有什么新意，在结构上也没有什么逻辑性可言。这种书除开封面好看以外，大多没有什么实际价值。
读书的目的性要强，所以，你买书的目的也要强。有些书同一类可能有很多版本，如“营销学”就有几十个版本。由于这里有鱼目混珠的现象，所以，对于薪水还不是很高的你来说，在掏钱买书之前一定要进比较和选择，选择比较严谨和权威的作者和出版社，比如，看作者的背景和出版社的规模与信誉。　　
健康是你唯一的“本钱”
虽然毕业才两年，作为程序员，小文在公司里已经是绝对的一号种子选手，可是，他玩起游戏来更不要命，特别是一到双休日，连续玩二三十个小时是家常便饭。这天他正在编程序，不知什么原因，他卜突然晕倒过去。送到医院急救，虽然大夫说他没有什么大问题，但至少得静养三个月。
　小文不能上班了，对于他的公司来说，当然是一大损失，但是，对于小文自己来说，损失不是更大吗？医药费有医疗保险，可能问题不大，但这几个月的薪水和奖金还能剩多少？对于一个白领来说，失去薪水和奖金，甚至不能再称之为“白领”了。小文病好了之后，即使公司还同意他回来上班，但耽误了那么多时间，他不太可能继续做原来的工作了，因为在这期间，他的工作不能中止，公司肯定要找人顶替他的工作。
在现代职场上，作为白领，还有什么比你的健康更重要呢？即使没有到卧床不起，病入膏肓的地步，但只要你有不良生活习惯，那你在公司的位置就岌岌可危，比如，你的心身健康受到了损害，出现严重的心理障碍，虽然你的工作能力暂时没有下降，但心理障碍造成你老自以为是，这样，你的同事就会对你“刮目相看”；由于办公室的同事觉得与你打交道越来越费劲，你的人际关系也就越来越糟糕，公司老板自然而然地会要考虑让你“另谋高就”。
现在流行这么一句话：什么都可以没有，就是别没钱；什么都可以有，就是别有病。对于职场新人来说，健康更是千金难买的好东西。你进入了职场，就注定了你一生要在竞争中度过；从起跑到最后的冲刺，一步落后，你就有可能步步落后；稍有松懈，你就有可能被无情地淘汰！在这个竞争激烈的社会里，只有强者才能生存。这种“强”，首先就是要求你有“力量”，而这种“力量”是能力和意志的综合体现。然而，无论是你的知识的力量，还是意志的力量，都要有有健康的身体作保障；过去有句“四肢发达，头脑简单”的老话，意思身体强壮的人不聪明，言�