优秀员工必备的18种工作方法-第7部分

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准备多套方案，并清楚它们的利弊，必要的时候向领导阐述清楚，并提出自己的主张和见解，这是汇报最应该做的。如果你总是进行这样的汇报，无疑会在领导那里获得能力上的肯定和信任，相信晋升已经离你不远了。
　
准确地表达自己的意见
　
在职场中，能够向上级准确地汇报工作进度至关重要，因为汇报工作是你和上级沟通的渠道。所以每个人都应该尽力做到最好，从而得到上级的信任和赏识。　
　
不管你多么能干，在接受上级委派的工作后，假如上级完全不知道中间的过程，就算你如何日以继夜地埋头苦干、努力拼搏，完成上级指派的任务，也未必可以取得满分。因为在整个工作的过程中，你没有定时向上级汇报进度，缺乏与上级的沟通，这一点便是致命伤。




第42节：第七章怎样汇报工作（5）

和那些级别比你高的人进行有效的沟通不仅是你工作中的重要部分，而且对你的职业生涯也非常重要。有很多人由于惧怕上级给自己“穿小鞋”，对上级唯命是从，无论上级的决定是否正确，要求是否合理，自己即使有想法，也“敢怒不敢言”。
　
汇报工作的时候要大胆自信。这并不意味着在上级面前表现得盛气凌人，更不是说在任何时候都直率地表达自己的想法而不顾及场合或别人的感受。大胆自信是表达自我，需要一种真诚坦率、非决断性的沟通。大胆自信的人自我感觉较好，行为适当，敢于承担责任。
　
对你的陈述和意见要有把握，说话时语气要坚定。你的身体语言应当表现得能加强你的自信。在重大的问题上身体向前倾斜，并保持眼神交流。而在语言的选择上，则要委婉恰当，比如说“我有重要的情况向您汇报”，而不是“我有可怕的消息告诉您”。后面的方式容易夸大事实，给上级造成一种心理上的不安，从而影响工作汇报的质量。
　
上司也是人，也会不高兴，甚至会将情绪带到工作中来。当上级表现得不通情理时，不能和上级对着干，更不能让汇报随意进行，愤怒或逃避对解决问题于事无补。冷静下来，仔细地理一下思维，说明你的感觉和原因。永远使用第一人称，如“我觉得这样不太合理”，而不是“您错了，您这样是不对的”等话语，否则只会让事情朝着糟糕的方向发展。
　
学会说“不”。虽然表现得大胆自信，但真正在上司面前说“不”还是要承受一定的心理压力的，但是不要内疚。真实地表达出自己的想法，不要觉得这样是对上级的不敬，觉得挑战了上级的权威。实际上，恰当而勇敢地说“不”可以让老板认为你有判断力，而不是一个只会服从的机器。如果你有更好的建议或收获，那么尽可能毫无保留地讲出来，或许上司会给你一个尝试发挥创造才能的机会。
　
选择合适的汇报时机
　
好的做事时机是一件事情成功的必要条件，掌握了合适的时机，会让事情在完成的过程中事半功倍。同样，汇报也需要合适的时机，选择时机是向上司汇报工作的必要条件。




第43节：第七章怎样汇报工作（6）

我们可以给领导建立一个自己会定期预报的预期，使每次的汇报程序化，从而减少汇报工作时给领导造成的突兀感。一个成功的员工必然是一个善于汇报工作的人，因为在汇报工作的过程中，他能得到领导对他最及时的指导，这对于个人能力的培养是极为有效的，会使个人更快地成长。在汇报的过程中，员工可以与上司建立起牢固的信任关系，得到上级的赏识，获得更多展现自我的机会。
　
当工作计划做好时，就应当向上级汇报一下。这样可以让领导了解计划的内容，提出合理化的建议或意见。而且领导可以审时度势，从大局出发指出计划的问题所在，做出有益而有效的修改，避免我们在工作中做无用功，费力不讨好。
　
随时让老板了解情况，尤其是在问题刚刚出现的时候。老板们想要有所准备，他们想要显得神气，大权在握，如果你让他们难堪，那么这事就会返回来缠住你不放。这样不仅仅让你的工作难以继续进行，而且长久下去会使得上下级关系恶化，影响自己的职业前景。
　
不要拖延坏消息。闲言闲语会在你之前传到上司的耳朵里，这样就剥夺了你对这一事件态度的表达机会。孔子曾说“知耻近乎勇”，主动地向上司汇报坏消息，共同协商对策，可以将损失降到最低。使上司也会因为你的坦诚而原谅你。拖延坏消息，上司成为最后知道的一个人，则会大大损坏你在上司也心目中地形象。也许本来不是你的过错，上司会认为你在有意地遮掩自己的错误，从而对你失去信心。
　
也许问题会变得很紧迫，突然失去控制，那么不要犹豫，约定时间和上司见面，汇报自己当前的工作。见面时，要说明此次汇报的目的和所需要讨论的时间，以便上司合理安排自己的时间。过于唐突的汇报会让上司“措手不及”，打乱上司的日程部署，给上司造成不便。如果正好遇到上司心情不好，我们的问题解决起来也会变得格外麻烦。
　
除紧急事件外，汇报工作要根据领导的工作情况事先约定，按照约定好的时间到达。过早到达，会使上司因为准备未毕而“尴尬”；迟迟不到，让上司等候过久则是失礼。达到上司的办公室后应轻轻敲门，等到上司招呼之后再进去。汇报工作时要注意自己的举止，做到站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有礼，还要控制时间。




第44节：第七章怎样汇报工作（7）

一般情况下，在听取汇报时，领导总是想先了解事情的结果，所以在汇报工作时要先说结果，再谈过程和细节。这样，汇报工作时就可以简明扼要，有效节省时间。切忌在路上、饭桌、家中汇报工作，更不能在公共场合与领导耳语汇报工作。
　
养成主动汇报的习惯
　
一般来说，任何一个上司都比较看重两样东西：一是他的上司对他的信任；二是他的下属对他的尊重。作为一名上司，判断下属是否尊重他的一个重要的标准便是下属是否经常向他汇报工作。
　
心胸宽广的上司对于下属懒于或因忽视而很少向其汇报工作也许不太计较，他们会好心地从主观上为下属开脱，认为下属也许是工作太忙，没有时间汇报；也许是本身就是他们职责内的事，没必要汇报；或者是自己这段时间心情不好，表现在言谈举止上，他们害怕来汇报，等等。但对于心胸狭隘的上司来说，如果出现这种情况，他就会做出各种猜测：这些下属是不是看不起我？这些下属是不是不买我的账？这些下属是不是联合起来架空我？一旦这种猜测成了他的某种认定，他就会利用手中的权力来“捍卫”自己的“尊严”，从而做出对下属不利的举动来。
　
而在工作中，上司和下属常常会形成一种矛盾。下属希望自己有独立做事的自由，而上级总是对下属的工作心存顾虑。当发生这种情况的时候，一般来说，解决的方式便是下属适应上司的愿望，凡事多汇报。因为在上下级关系中，上司处于主导地位，他能够决定和改变下属的工作内容、工作方位、甚至工作职责。一言概之，下属的命运掌握在上司的手中。
　
要用心聆听上司的指示。当上司委派任务给你的时候，要认真聆听，真正领会上司的意图和工作重点。常常有人在上司讲话的时候开小差，脑子里想别的事情，结果等到做事的时候一塌糊涂，误解了上司的意图或要求，白费力气还会被上司批评。因此，要认真地接受上司的指引，这也有助于以后制定汇报内容。




第45节：第七章怎样汇报工作（8）

接收了上司的工作指引之后，要马上整理有关的记录，然后简明扼要地向上级复述一次，检查上司的安排自己有无疏漏或错误接收之处，或者是否有尚不清楚的地方。得到了上司的认可后，可以马上进入下一个工作流程。
　
简明地表达个人的见解。如果上司委派的只是一项简单的任务，你可以简单地表明自身态度，请上司对你的工作放心。如果任务比较艰巨复杂，那么你应当有条理地向上级阐述开展工作的方法以及预算的计划内容，征求上级的指导或建议。
　
弥补缺憾，力求完备。我们向上司汇报工作时，往往会出现一些失误，比如对一些情况把握不准，或漏掉部分内容，归纳总结不够贴切等等。对于失误，可以采取给上司提供背景资料、组织参观活动、利用其他接触机会与上司交流等方法对汇报进行补充和修正，使其更加周密和圆满。成绩最有说服力，一个人要想得到晋升，光凭嘴上夸夸其谈远远不够，必须拿出成绩来。只有让大家都信服，才能取得晋升的砝码。




第46节：第八章怎样反馈（1）

第八章怎样反馈
　
反馈的作用
　
国内有一家著名的洗衣机生产厂家，至今在大连市场没有作为，就是因为反馈不利。事情是这样的，八十年代初，该品牌的洗衣机初入大连市场，有一位老工人买了一台回家，可不久机器便出现了故障。老工人写信向厂家反映情况，要求厂家派人维修。然而信寄出后如石沉大海，杳无音讯。当地一家报纸披露了这件事情，市民们对厂家的服务质量十分不满。从此，这种品牌的洗衣机在当地便无人问津。一个信息的流失使该厂失去了一个大市场，反馈的重要性发人深思。
　
反馈，简单说来就是对工作执行、落实过程的跟踪、检查、分析和指导。没有一劳永逸的管理，任何工作如果不及时检查、不经常关注，都可能时过境迁，逐渐淡化，从而不了了之或半途而废。所以在工作中，要有及时性、经常性的反馈。
　
然而在实际情况中却存在着诸多反馈不利的问题，如上文举的某洗衣机品牌的例子。在我们的日常工作中，我们接到上级派下的任务便觉得万事大吉，以为把工作做完就可以了。完成工作虽然是工作的目标，然而工作的过程也是极为重要的。及时向上级反馈，上级就可以根据当前情况做出合理的调整和部署，或是对某些普遍性的错误进行排查，避免造成不必要的损失。
　
企业的发展离不开信息，反馈就是企业获取信息的一个重要来源。越来越多的企业已经意识到信息的重要性，于是它们每天都会从市场上收集大量的反馈信息。这些信息不仅仅来自客户如专门部门，也来源于我们员工主动的反馈。掌握大量的反馈信息，是企业把握先机、走近成功的第一步。
　
现代管理制定了一系列具有高弹性的目标、计划、方案、策略。那么，如何在动态过程中，依据外部环境的变化以及组织自身活动的进展，发挥出组织系统的积极弹性作用并最终实现目标呢？这就要求追踪行动过程和结果，准确掌握变动中的态势，及时做出适时性的调整，确保行动结果达到预期。反馈可以将行为结果传回决策机构，实现有效的控制。
　
为什么天气预报能这么精准，其他行业却做不到呢？答案与一种可以有效获取信息的手段有关，这就是进行快速、准确的“反馈”。反馈是给出一个信号，让信息的发出者知道他们到底做了什么，有什么样的效果。这就是为什么电话机会有按键音，在你按键的时候发出“嘟、嘟”的声响，这个反馈就是你知道你在做什么，做得是否正确。在竞争日趋激烈的今天，及时有效的反馈所起的作用也越来越明显。
　
和下属之间的沟通
　
反馈是沟通的最后一个环节，是获取信息的重要手段。我们不仅仅要对上级反馈，而且往往也会收到来自我们下级的反馈。有效地和下属沟通，才能处理好上下级关系，更好地开展工作，促进企业和个人的共同进步。
　
工作中时常有领导抱怨：真后悔当初没把话说清楚，你看这事办得又走样了！下属心里也委屈：唉，到底要我做什么啊，领导的意思真是难以琢磨！这委屈和抱怨其实反映了一个普遍现象：领导者不善于与下属进行有效沟通。
　
和上级沟通是员工表达意见的重要机会，他们会珍惜这些表现自我、影响公司的机会，珍惜这些倾诉意见和看到作为他们投入的结果的变革机会。下面这些方法可以鼓励员工向上级反映意见：




第47节：第八章怎样反馈（2）

1。对下属进行鼓励，让他们无拘无束。你可以到处巡查，让下属们看到你，使你的下属容易和你会谈，维持一种开放政策。但是不要过分地在下属的工作室中停留，这样会让员工产生疑虑，怀疑上司对自己的工作不放心。这种不安的情绪会影响下属的工作质量。
　
2。倾听下属的谈话并鼓励其投入，并且尽可能地去理解，而不是驳斥。在听他们的想法之外，也听听他们的感情。尽量不要用说教的口气，这样会让人产生高高在上、不可亲近的感觉，不仅起不到沟通应有的作用，还可能在彼此间产生隔阂。
　
3。征求下属的意见。人无完人，下属在某些方面可能强过自己，虚心向他们征求意见可以开拓思路，取得意想不到的效果。而且上级的这一姿态会让员工感到自己受到尊重，并可能对他们的工作产生积极的影响。
　
4。感谢他们的建议。也许有时候这些建议并没有多大意义，甚至你对这些建议并不赞同。努力设法使这些建议得到实现，而不是始终在想他们不能实行的原因。试验较小的建议，你的下属从一个错误中所学到的东西可能比投入的价值更大。
　
由于地位、学识、性格、习惯等方面的差异，上下级在对待同一问题的角度、深度、广度等方面必然有差别，因此常常会产生误会和隔阂。如果不及时沟通化解，这些误会和隔阂就会对员工和上司的关系造成破坏，影响公司发展。
　
说话的时候要仔细斟酌字句，你的下属对于贬低他们的话语也许会有强烈的反应，即使在你面前不敢表现，这些不好的情绪也会在私底下发作，或是在同事面前抱怨，或是用消极工作的方式对抗。而且过分贬低员工也会打击他们的自信，让他们对自己的能力产生怀疑，长此以往对个人和公司发展都极为不利。
　
不要随便否定别人。下属所处的位置比自己低，看待问题时往往不够全面，不要轻易对对方的话语下结论。更不要斥责对方，对着一个人挥动你的手指会让他感到自卑。我们要把精力主要集中在问题上，学会从下属的建议中择取有用的东西。如果你总是指出下属建议的错误之处，那么不久后你就再也得不到他们的建议。




第48节：第八章怎样反馈（3）

打电话的技巧
　
电话是现代人公认的便利的通讯工具，在交流中起着重要的作用。在日常生活中，我们也可以通过电话粗略地判断对方的人品、性格。电话是沟通的常用手段，通过打电话，可以掩饰自己不想暴露的情绪，避免一定条件下双方见面可能带来的尴尬。
　
当然，并非与所有的人通电话都是一件愉快的事情。有些人在电话中没完没了地聊天，有些人则寸言寸金，一个字都不想多说，更有甚者，态度十分粗鲁，有些人则让你觉得他们并没有真正理解你的意思。不同情况下，打电话的效果各不相同。
　
打电话无法对通话结果做永久性记录。如果你打电话要求别人去做某些事情，或者通知他们一些事情，事后你没有证据能证明你曾经这样做过。如果对方的性格比较马虎，那么书面沟通的方式比较恰当。但是大多数时候，电话沟通比书面沟通更为