最佳员工生存手册-第4部分

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◎在电脑上，没有一样东西是保密的。即使邮件信息已被删除，许多软件程式仍可从电脑的硬盘上读取信息。在你按下“发送”键前，必须考虑清楚，假如该邮件被他人看到，后果会是如何──比如被老板看见。首要的一条原则是，不要在工作时发送私人或是机密邮件。　
◎尽可能缩小邮件附件。附件越大，下载所需的时间就越长，占据收件人的硬盘空间就越多。有些电子邮件的附件可能是不必要的。对于连篇累牍的文件，应考虑使用传真来代替电子邮件。不要想当然。你也许是一个网络老手，熟悉网络行话和图释，但不要假设收件人像你一样熟悉这些玩意儿。　
◎如何留下一个有效的语音信息的首要原则是：简明扼要、语速放慢。只留下接听者需要的内容。当你要表达问候时，也要注意内容简短。如果你要离开办公室较长一段时间，应留下你何时回来以及你不在时是否有人检查信箱的详细信息。　
◎除非你确定你的新客户习惯这种交流方式，否则不要给他们发Email。你习惯使用Email并不意味着所有的人都习惯。别人的名片上有Email地址并不能说明他们真的使用Email。　
◎定期查收Email。不要堆积邮件。　
◎在合理的时间段内定期回复Email。惯例是24小时之内。如果对方要求立即回复而你做不到，应该让他知道你何时能得到所需信息。　
◎如果必要，做好Email的备份。如果你发的Email时间性很强，最好使用Email信筒中提示你对方收到时间的功能。然后把这封Email的内容打印出来或保存在你的文档中，以防万一。　
◎打开Email之前一定要先查毒——尤其当你的电脑处于某个局域网中，可能影响到整个部门甚至整个公司的时候。2000年的“爱虫病毒”只用了两天就几乎让美国瘫痪。“爱情后门”亦是通过邮件附件在局域网传播。如果是你打开了带病毒Email，然后散布到整个网络，你会显得很愚蠢而且不专业。根据经验，永远不要打开不认识的人发来的邮件。　
◎不要发送任何涉及公司保密信息的Email。因为一旦发送出去，你不知道谁会看到这条信息。　
办公室智慧提高工作效率（1）　
检查一下你的办公室每个办公室都存在效率低下的现象：传真机无法正常工作、文件杂乱无章或是丢失、办公室里人来人往使人根本无法高效工作——这并不奇怪。而令人惊讶的是，许多公司只是被动地适应这些情况而不是对它们加以改进。　
检查一下你的办公室，看看是否存在造成工作效率低下的8种通病，然后加以改进。　
1、过时的技术设备　
过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如，一名用性能低下的个人电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待2030秒钟；用低速拨号上网的员工也面临同样的问题，网页可能打不开，甚至会造成电脑死机。　
怎样判断技术设备是否过时呢？一条通用的准则就是，如果你的计算机不能运行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。你在新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来。　
2、工作空间安排不合理　
花上几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如，由于桌面不够大，每次要打开文件都要跑到别的房间去；由于电脑离电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。　
要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。　
3、效率低下的文件管理制度　
文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件归类，以便于查找。最后，可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。　
4、未加管制的信息流　
由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。　
减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。在办公室时关掉移动电话。只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。　
5、组织拙劣的会议　
召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率，打击员工的士气。经常会发生这样的情形：员工们被召集起来开会讨论某个主题，结果会议拖得过长，决定却未能做出，或者是偏离了会议要解决的问题。　
开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。指定会议主持人，其责任是在有跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。　
6、低于标准的研究资源　
依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或是其他资源将会使你付出更多的劳动。　
只订阅那些员工真正会去看的出版物，鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说不订那些没人看的报纸和杂志，向员工提供高质量的网上信息资料。另外，寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址录进行工作，看看能不能找到光盘版——这样搜索起来就非常方便快捷。　
7、干扰　
许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。　
重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。　
8、混乱　
许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物，非常整齐。混乱会造成干扰，降低工作效率。　
环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。　
高效率的办公环境　
书本堆得像金字塔那样高，不用的文件夹和办公用品到处都是，计算机电缆经常绊倒人……　
如果你的公司的办公室是这个样子，那么，你就得改善一下办公室的管理了。建议采取以下5个步骤，营造出高效率的办公环境。　
◆将不常用的东西转移到其他的地方　
随便看看你就会发现，办公室里很少使用的东西数量惊人。过期的文件、不用的信笺、从来不开的台灯……不一而足。在伸手可及的范围内只保留最为常用的东西，将那些不是每天都要用的东西移出视线之外。　
◆将过期的文件加以清理存放　
没有必须将办公室的文件柜都塞得满满的。给文件柜“瘦身”——对过期文件加以清理存放。如果一个文件你在过去12个月里都没有找来看过，那么它就在此列。这项工作耗时不多，但可谓一举两得：既节约了时间又腾出了空间。　
◆注意你的电脑显示器　
在电脑显示器占据你的桌面时，要释放更多的空间是比较困难的。一个选择是使用显示器架，可以将文件和其他东西放到它下面；另一选择是选用LCD显示器，它占用的空间只有CRT显示器的三分之一。　
◆充分利用办公空间　
如果办公场所狭小，就要想办法充分利用每一寸空间。可以将架子安到墙上，桌子下面可以用来放文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、复印机和打印机等多种办公设备，可以考虑购买一台多功能一体机。　
◆扔掉旧的阅读材料　
你可能保存着不少不再需要的过期的出版物，那么请在清理办公室杂物时将它们扔掉。如果担心会丢掉重要的文章，在扔掉它们之前浏览一下目录，将真正需要的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物，这样能够缩短你的阅读和清理的周期。　
改善工作流程　
从自动化表格处理到即时讯息，今天的科技能够帮助员工更快更智能地进行工作。　
以下5种方法可以使公司的运作更为流畅：　
◆管理职能自动化　
许多公司将原来靠人工完成的管理职能——如给员工打考勤、管理支出表格等交由电脑网络来完成。这一举措可以减少员工花在搜集、处理和发布信息所用的时间，使员工可以将时间用在更为重要的公司事务上。另外，信息流的自动化还能减少人工操作所造成的不可避免的错误。　
◆改进公司范围内的信息共享　
电脑网络可以用来向员工发布新闻和信息，这比传统的打印通知和开会更为快捷也更为经济。通过这种方法，公司可以对市场变化做出快捷的反应，员工也能快速地适应公司的政策和节支措施。公司还可以创建电子数据档案，减少文件归档、存放的负担。　
◆共享信息资源　
将日程安排、合同经理和信息数据库通过公司内部网络或英特网进行共享，可以使员工更快更高效地获取信息。例如，利用在线日程安排，项目经理可以很快看到团队中每位成员的时间表，找到合适的开会时间，然后利用在线日程安排程序将开会通知发给每位与会者。而在过去，他就得与每位成员协商，找到合适的时间后再逐个通知。　
通过将合同经理和客户数据库进行共享，公司可以为客户提供更高标准的服务。公司的任何员工都可以了解客户基本情况、订货历史记录和联系方式，使他们能够立即满足客户的需求。　
◆快速、经济的沟通交流　
即时讯息工具使员工能够通过英特网彼此进行实时沟通，不受地域限制，而不会带来高额的费用。过去，不同部门之间要进行协作，就得腾出专门的时间、打长途电话或是召开电话会议。　
◆实施在线协作　
驻外工作人员也能够来到网上会议室，编辑文件或是进行演示。例如，利用微软公司“bCentral”提供的“共享观点团队服务”（Share　Point　Team　Services），员工可以在一个安全的网络会议室里对相同的文件进行讨论和修改，还能够建立文件档案馆和召开讨论会。这样做不仅能够提高工作效率，还减少了由于文件的不同打印版本所造成的混乱。　
办公室智慧提高工作效率（2）　
好的工作习惯一天的工作什么时候才算完成？对于许多小公司来说，答案是“永远没完”。　
甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在工作和私人生活之间保持一种健康的平衡，员工要学会在工作时保持高效，从而得以在合理的时间离开办公桌。如果做不到这点，就会精力不济、创造力低下，最终危及健康。　
用以下10种方法，你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。　
◆每天都以计划开始　
在核对电子邮件或语音邮件之前，每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。写出清单后，你就会清楚地知道，哪些工作是今天必须完成的，哪些工作是今后几天内要完成的，哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题，从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样，即使你决定在某个合适的时候停止工作，工作进度也在你的掌握之中，不会受到影响。　
◆分派任务　
在写出了任务清单后，认真考虑一下，哪些任务是可以分派给团队中的别的成员的。每天早早就找出了这些任务，就会使团队成员能够尽早开展工作，从而加快完成任务的速度。和你一样，同事也希望对每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事，同事会不高兴的，因为你有可能打乱了他们的计划。　
◆控制干扰　
不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划，从而使你不得不加班。为控制干扰，可以这样做：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件；将电话转为语音邮件，只回复那些确有急事的电话；要求将会议安排在你方便的时候召开。　
◆早工作早离开　
加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环——工作到很晚通常会使你起得晚，然后又导致你要工作到很晚，如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作，早一点离开。开始这样做很困难，但你会很快发现，早点开始工作能够使你每天有做计划的时间，从而提高了你的工作效率。　
◆不要在工作时间干私事　
一些员工放任自己，在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事务是不现实的，因此要对付账单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安排。这些小事情会影响你的工作，如果你将很多时间用于与工作无关的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。　
◆下班一小时前才将电话铃声调响　
在一天的正常工作结束后，将打进来的电话转到你的语音邮件系统中。这样做既可以保证你在正常工作时能够专心致志处理紧急事务，又能够使你不用工作到很晚的时间。　
◆依靠和信赖电子邮件　
许多日常的交流通过电子邮件就可以完成，不一定非得打电话。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然，也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。但是，绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。　
◆检查你的技术设备　
“磨刀不误砍柴工”，对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作，使你可以按时回家。例如，一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是同时运行多个应用程序。　
◆利用自动化手段　
充分利用办公自动化设备和应用程序来完成工作任务，这样会减少手工操作，使你获得更多的时间。　
◆今日事，今日毕　
许多员工由于白天完成不了任务，养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，员工要想方设法提高工作效率，做到“今日事，今日毕”。　
记住你不是超人，公司雇你也不是为了解决所有的问题。做好你职责范围内的重要工作就可以了，不要忙着给其它部门提建议，搞策划。如果手上有太多的额外的事情，你自己的本职工作往往会得不到很好的完成。　
简要途径　
不管是主动还是被动，管理与技术员工都试图通过提高效率来缓解工作压力。加之现代人力资源管理的导向为效率优先，致使员工在完成工作指标的同时，不得不时刻首先考虑提高工作效率。在绩效管理的框架中，每个管理人员都必须是自己时间的管理者，以提高个人的绩效。　
制定适用的工作计划。　
对于技术与管理员工，制定计划的周期可定为一个月。但应将工作计划分解为周计划与日计划。每个工作日结束的前半个小时，先盘点一下当天计划的完成情况，并整理一下第二天计划内容的工作思路与方法。聪明的管理者会尽力完成当天的工作，因为当天完不成的工作将不得不延迟到下一天完成。这样必将影响下一天仍至当月的整个工作计划，从而陷入明日复明日的被动局面。在制定日计划的时候，必须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到的100％，而应该制定在能力所能达到的80％。这是由管理者工作性质决定的。因为，管理者每天都会遇到一些意想不到的情况以及上级交办的临时任务。如果你每天的计划都是100％，那么，