外企女秘书职场日记-第12部分

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办公室的空气似乎凝固了，让人感到有些压抑。
“另外还有一点，要提醒你们注意，接待客人不只是值班秘书一个人的事。客人是公司的客人，但现在有些人在走廊上碰到客人，却视而不见。在你们看来，这只是一件小事，但在客人看来，这是你们做秘书的缺乏教养的表现，是你们公司管理不严的表现。不是你值班，不一定要专门停下来打招呼，但是，点个头、问声好的礼貌还是要有的。下次谁见了客人点头招呼都没有，只要让我发现了，我将严惩不贷！”
头作了一个重拳出击的动作。
可能是觉得办公室的气氛太沉重了一点，下班的时候，玛丽又开起了头的玩笑：
“头，刚才外出办事的时候，你太太来过电话，说她晚上有些事要晚一点回家，让你回家后自己先做点饭吃。她说为了表示她的歉意，她送你一个Kiss。”
“是吗？我们都老夫老妻了，怎么还这么客气？”头似乎有些不好意思。“那Kiss你收下了？”
“我是您的秘书，当然替您收下了。”玛丽自豪地说。
“那实在麻烦你了。”头说，“你现在能把那Kiss给我吗？”
头真是只老狐狸，不让玛丽占一点便宜。


第二部分六月第28节多米诺骨牌

八月某日
下午一点刚上班，进出口部的冯经理就来找我商量，说原定明天下午三点孙总与新疆天山国际贸易公司的谈判能否提前到今天下午三点半，因为天山公司的赵总刚接到家里打来的电话，说赵总的父亲因心脏病突发，已住进了医院，生命垂危，赵总希望乘今晚十一点最后一班飞往乌鲁木齐的飞机赶回去。
我看了看孙总这几天的日程安排，调整起来难度很大。如果孙总今天下午三点半与天山公司会谈，那么就得推迟原订与法国ＣＭ公司的谈判，而法国ＣＭ公司的人明天下午返回巴黎。如果将与ＣＭ公司的会谈安排在明天上午，但明天上午ＣＭ公司的人会不会另有安排呢？如果ＣＭ公司的人明天上午能安排出时间谈判，那么，原订明天上午孙总去商务部拜会孔司长的安排又得推迟。而安排孙总拜会孔司长，双方私下都费了不少周折。如果我们单方面将拜访的时间推迟，不仅有可能会给人家一个我们不讲诚信的印象，而且能否再次安排约见孔司长还是一个问题。即使人家同意再次安排时间见面，又不知道要费多少周折。如果与孔司长的见面时间迟迟不能安排，那么我们的ＣＲ项目只能处于“待机”状态……
近来孙总的安排实在太紧张了，现在天山公司这一变，让我为难了。可是，赵总这又是个实际问题，即使没有生意上的关系，当得知赵总的父亲病危住院后，孙总也应抽出时间看望一下赵总，表示慰问。
“如果孙总今天下午实在抽不出时间来，能不能请孙总今晚与赵总谈一谈？”
冯经理见我有些不好办，提出这样的建议。我们公司为天山公司从日本引进一条一千多万美元的羊毛加工生产线，技术性的条件已谈定，主要是在付款方式和时间上有几个问题，需要孙总出面拍板。
“冯经理，我马上向孙总汇报，尽快给你答复，好吗？”我说。
今晚孙总已定好参加天健金卡会员联谊会，这是一个社交兼休闲性质的聚会，如果要是别的俱乐部，我会马上答应冯经理可以商量，可这个俱乐部的聚会，我不能做任何表态。其实，孙总是不太喜欢参加这种社交休闲性质的俱乐部的，但是天健俱乐部的老板余丽是孙总从小学到高中的同学。虽然我不知道能否用“青梅竹马”这个词来形容她与孙总的关系，但从她在电话中提起孙总时那种随便甚至可以说是亲昵的语气来看，他俩的关系的确非同一般。孙总有几次答应去天健俱乐部，但因为忙最后都没去成，余丽已在电话里“批评”我好几回了，说“身体是革命的本钱”、“不会休息就不会工作”之类的，所以，孙总今晚到底怎么安排，只有孙总自己决定。
平时，孙总讨厌一点半之前接电话或见客人。今天事情急，如果孙总同意今下午见赵总，那我就得提前通知法国ＣＭ公司的人，所以，冯经理一离开，我就去敲孙总的门，把冯经理说的情况向孙总作了汇报。
“冯经理说，如果今天下午实在安排不了，那今天晚上也行。”
“那就今天晚上吧。”孙总说，“赵总千里迢迢从乌鲁木齐过来，我本应早点安排时间见他，现在他父亲也住院了，我再忙也得抽时间见他。”
“那原定今晚的安排怎么办？”我提醒孙总。
“我今晚还有安排吗？”孙总突然一拍自己的脑门，像是在问自己，又像是在问我。
每个上司似乎多多少少都有些“雷区”。听孟姐说，姜总就不喜欢听人家说“苹果”这两字，更不愿看到人家当着他的面削苹果，据说一听人家说“苹果”或看人家削苹果，他的牙齿就会发酸，像要马上全部脱落似的。孙总与余丽这种个人关系，对于我来说就是一个“雷区”。我不能去碰；即使遇到了，也得绕道而行。当然，孙总也知道我在保护他的这个“雷区”。这是心照不宣的事。
“小于，余总那个聚会我就不参加了。你马上通知冯经理，让他安排今晚七点与赵总的见面。你把冯经理与赵总他们前期会谈的一些备忘录也给我送来。”孙总想了想，果断地说。
“另外，余总那边，你也帮我解释一下。我自己越解释她越不相信。”
“孙总，你看今晚这么安排行不行？”我想了一下后说，“由于赵总今晚也要飞回乌鲁木齐，是不是让冯经理他们把时间提前到今晚六点，边吃边谈，早点谈完，赵总他们可以去机场赶飞机；而您如果不累的话，也可以在九点左右赶到天健俱乐部。虽然晚了一点，但聚会到十点半才结束，您看这样如何？”
一个优秀的秘书，在把那些棘手的问题交给上司时，应尽量避免让上司做是非题，而是让上司做选择题。当然，最好是不要把矛盾上交。
“行！”孙总说。“小于，这事由你处理！”
这事总算这么搪塞过去了，但身上还是出了些冷汗。今天，赵总那边出了一点变化，就像推倒一副多米诺骨牌一样，差点让我不知怎样收场。
对于秘书来说，如果说存档是最繁杂的事，那么给上司安排日程是最难办的事。对于现在公司的领导人来说，他们工作的一个最大特点就是一个“忙”字，从内部的人事安排，到外部的市场竞争，可以说是千头万绪。为了让上司抓住大事，抓住重点，提高工作效率，上司工作本身也要有个计划，不能胡子眉毛一把抓，到头来捡了芝麻丢了西瓜。所以，作为上司的助手，秘书给上司安排工作日程非常重要。
上个星期，我在给孙总安排这个星期的工作日程时，就觉得日程安排得太满，因为，给上司安排工作日程，不仅要注意工作效率本身，还得兼顾上司身体健康状况，否则身体吃不消，效率也就没了。当时，我征求孙总的意见，他说自己身体一点问题也没有，既然这些事都成了堆，那也就水来土掩，兵来将挡。
在日程安排中，没有留有充分的余地，是我这次最大的失误。今天下午跟法国ＣＭ公司的会谈，好在还是双方各自介绍情况，还没到讨价还价、针锋相对的阶段，所以时间还能控制。要是到了合同签约的时候，双方寸土不让，谁能保证会谈时间到点就结束？会谈时间一拖，又有谁能保证六点孙总就能去见赵总？即使孙总能在六点匆匆忙忙赶去见赵总，孙总有时间准备和思考如何与赵总谈判吗？孙总即使见了赵总，可能头脑里还想着ＣＭ公司的事……看来在给上司安排工作日程时，不能违反“时间上一定要留有余地”的原则，不能什么都依着上司的习惯来，否则，秘书给上司安排工作日程还有什么意义呢？
吃一堑，得长一智。


第二部分六月第29节秘书的“包装”

八月某日
天气不仅越来越热，而且空气的湿度越来越高，几乎跟广州、长沙那边没什么两样，难怪有人称这种天气叫桑拿天。
快到中午的时候，小石气喘吁吁地从外面办事回来，满头大汗。她只拿纸巾擦了擦汗，就开始埋头整理文件资料。我见她还有些头发沾在眼角边，便说：
“小石，看你出了那么多汗，去补个妆吧。你这些文件资料我帮你一起整理。”
“没什么。”
小石有些不在意，继续埋头干活。
可能是刚从学校毕业不久的缘故，她对自己的外在形象还是不怎么太在意。作为秘书，必须养成随时随地注意保持自己良好的职业形象的习惯，因为无论是你接电话时说话的口气，还是给客人送茶时的姿势，都代表着公司的形象，无形中传递着公司的信息，客人能从你的言谈举止和衣着打扮看到你公司的管理水平和文化品位。所以，可以说，秘书个人在衣着打扮上的爱好和习惯，早已超越了其本身的个人意义，它是公司整体形象的一部分。
中午吃饭的时候，小石问我：“于雪，刚才我在洗手间补妆的时候，看见一个人，她脸上的粉搽得那么厚，整个一幅油画似的，差点吓了我一跳，是哪个公司的客人？”
“她是黑龙江大地公司的秘书。跟他们老总来见王总的。”玛丽说，“我觉得她化妆很得体，没有什么不好的呀！”
“好什么呀？！”小石不屑地说：“给人的感觉就像是从卡拉ＯＫ歌厅里出来的小姐似的。”
“小石，你怎么那么顽固不化！我看你是得了时尚恐惧症了！现在都什么年代了，像她那么好的身材，妆稍微化浓一点，既显时尚，又显性感。不这么化妆那才叫冤！”
玛丽接着说：“小石，你老是化这么淡的妆，有时甚至不化妆，到你成黄脸婆的时候，不后悔才怪！”
我觉得她俩像在玩跷跷板游戏，一人坐在一个极端。其实，秘书化妆应该是浓一点还是淡一点好，并没有什么标准，只要与自己的肤色脸型相配，又与办公室的工作环境相协调就行。
在讲究“包装”的今天，秘书如果一味地追赶潮流，将所有的流行前卫的东西都带到办公室，可能会给你的工作带来一些意想不到的麻烦。妙龄花季，追求时尚与前卫，并不是说她们不美，而是这些标新立异与工作环境不协调。因为公司领导人与一般的员工相比，特别是与秘书相比，年龄普遍偏高，而且男性的占多数。他们的审美情趣不仅没有秘书们那么前卫时尚，可以说还有些保守甚至落后。在他们眼里，如果秘书化妆打扮标新立异，则有可能被看作是庸俗和轻浮的象征。因此，从这个意义上来说，秘书应当与时尚前卫保持一米线的安全距离。
“于雪，化妆我老是把握不好分寸，化来化去，不是浓了就是淡了。”小石说。
“不要紧。”我说。“其实，我们每天早上上班的时候，互相检查一下，如谁的眉毛太浓，口红太鲜，甚至谁的衣服皱了，互相提醒提醒，这样，久而久之，自己能慢慢把握分寸，又能保持我们之间的整体形象。”
“于雪，在你看来，什么样的形象是我们这些女秘书的最佳职业形象？”玛丽突然变得很严肃似的问我。
萝卜青菜，各有所爱；见仁见智，很难强求。我开玩笑说：“我最喜欢的职业女秘书形象，应该是曹禺笔下昭君出塞时的样子。”
“那是个什么样子？”玛丽和小石异口同声地问。
“淡淡妆，天然样，就这样一个汉家姑娘……”


第二部分六月第30节牛角尖

八月某日
天空一早就阴沉沉的，雨像要下下不来似的。
一上班我就有种预感，科里要出事了。
还是在前天，公司领导开了一个事务会，会议是什么内容我当时并不知道，只是进去沏茶的艾丽丝出来后脸色苍白，让人感到事情异常。珍妮当时悄悄问我艾丽丝到底出了什么事，我说我也不知道；珍妮关切地问艾丽丝，艾丽丝只说了句“别问了！”就跑到洗手间去了。
今天领导人上司又开事务会，由我到会议室给上司沏茶添水。会议快结束的时候，姜总对人力资源部部长说：
“到新加坡去的人的手续争取尽快办。在那边的洪刚，估计没办医疗保险，医疗费用也高，更不用说耽误工作了。”
人力资源部部长说一定尽快办，争取在九月一日之前发正式调令。看来，在新加坡生病的人与艾丽丝有某种关系，不然，她那天不会那么失态。
下午一上班，楼下大厅就来电话，让小石下去取今天的信件。不巧的是，小石刚下楼，头就回来了，找小石要几份文件，托尼说小石刚下楼去取信件，很快就能回来，但头的脸仍旧是拉得长长的。
小石抱着一大堆信件刚进门，头就批评开了：
“小石，部门是怎么分工的？你怎么老是种了人家的田，荒了自己的地？”
小石的脸马上涨红得像块猪肝，欲哭无泪。原来，部门分工每天下楼取信件是玛丽的事。玛丽上个星期因父亲住院请了几天假，头便安排小石临时帮玛丽几天，但这个星期玛丽上班后，楼下大堂以为还是小石负责，便每天仍然打电话给小石，让小石下去取。小石本想把这份工作移交给玛丽，但又抹不开面子，而且也觉得多做这份工作也没什么，所以，也就一直这么稀里糊涂地做着。她万万没想到自己做了好事，反而挨了头的训。
小石赶紧把头要的几份文件找了出来，待头一走，嘴里就嘀嘀咕咕地嘟囔起来，像是在骂玛丽（玛丽一直装着没看见），但更像是在骂自己。这时，小石桌上的电话铃响了，小石拿起话筒就挂了。
在这种高度紧张而又竞争激烈的环境中工作，人们受一些委屈、发一些牢骚是很正常的，有了牢骚就必须发泄，这也是很自然的。如果不把它发泄出去，它就会逐渐地越积越多，乃至引起最后的总爆发。压力释放是一个必要的行为。学会有效的压力释放是学会身心健康技巧的标志。像这样在办公室拿工作撒气，不仅解决不了任何问题，反而在使自己的情绪更加恶劣，也会影响周围的同事的情绪。
这种发泄虽然是一种正常的心理“自卫＂，但在一些领导人看来，在办公室发牢骚，不仅会惹是生非，而且容易造成彼此猜疑，影响其他同事的情绪。在这种激烈竞争的环境中，秘书必须学会控制自己的情绪。好在小石刚来公司不久，不直接协助公司领导的工作。如果要是直接协助公司领导工作，当你给上司汇报时，或者上司在与客人会谈时让你去添点茶水时，让上司和客人看到你的脸像苦瓜一样，那又会是一种什么后果呢？
其实，有时候问题本来就很简单，只是我们会把问题复杂化。如果小石直接找玛丽交换一下意见，玛丽也不见得会怎样，问题很容易解决。这大概就是人们常说的钻牛角尖吧。这么发牢骚，其实就是拿人家的失误惩罚自己，何苦呢？
也许是情绪不好，下午小石在值班时，在接客人的名片时，将九龙公司老总单（音ｓｈàｎ）建国的“单”念成“单（ｄāｎ）”，让单总非常尴尬。好在单总的秘书机灵，说他们公司的员工高兴时也叫他“单（ｄāｎ）总”。
下班前，头不仅批评了小石，也把我这个“师傅”捎带着批评了：“我跟你们说过多少次了，客人来访，你双手接过名片，在你确认客人的身份时不要念出声来，这是对客人的尊重；只有你不认识对方姓名时才可以向对方请教。可你不仅念了名片，还把人家的姓念错了！你一天到晚在想些什么？！”
下班的时候，小石和我一起下楼，天空中开始下起雨来了，小石忘了带伞，于是，又发起牢骚来：
“今天怎么喝凉水都塞牙？！这雨怎么早不下，晚不下