外企女秘书职场日记-第27部分

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“废物！饭桶！要你这种秘书有什么用？！”
从小到大，小石什么时候挨过这样的骂，所以带着一肚子委屈冲进了洗手间。
“头，实在对不起，我要是早回来一会儿就好了。”
听完头的说明，我一边向头道歉，一边赶紧找那几件资料，平时是我辅导小石学习存档，所以，我知道那几件文件大致存在哪个文件夹；把文件找出来后，我把它递给头：“头，姜总要的是不是这几份文件？”
头说是的。他正要给姜总送去，我拦住了头，头一愣，马上明白了我的意思，把文件又递给了我，说了声“谢谢”。这个时候头去姜总那里，即使不再挨训斥，也会有几句唠叨；如果由我替头送过去，即使姜总的脾气再大，也不至于再冲我发火了。秘书在这个非常时刻，必须沉着和冷静；当上司因承受巨大的压力而沉不住气或者大发脾气的时候，秘书不仅自己要能平静正常地继续工作，而且还要能缓和气氛，给上司一个体面地下台阶的机会。
姜总看到文件后，虽然还是有些不高兴，但也没多说什么。从姜总的办公室出来，我在洗手间找到了还在使劲擦眼泪的小石，一起来到小接待室。在这个时候，我不能再批评小石了。如果我说“因为你存放文件有问题”或者“谁让你在这个时候离开办公室，惹头生气”之类责备的话，小石会感到更加委屈。
让小石慢慢平静了一会后，我说：“小石，这个事过去了就算了。头马上就要调走了，心情有些不太好受，你也多理解理解他。你来公司快一年了，你工作认真，努力，这是大家公认的，上上下对你的印象都不错。”表扬了之后，我还是要批评她几句：“你也知道，昨天存放的那几份文件这几天要用，所以，在存放的时候，如果跟大家打个招呼，说这些文件放在某某文件夹，这样，头就有可能自己找到，不会生那么大的气。当然，这也跟我有关，要是我早提醒你，也就不会出今天这样的局面……”
小石的情绪基本上平定来，于是我们一起回到办公室。秘书部门应该是一个团队，有团队精神。由于企业经营的多元化和复杂化，因而对秘书的能力和专业知识的要求越来越高。在这种形势下，任何秘书个人能力都显得有限，必须是个团队，各有专长，互相配合，才能完成上司交待的任务。在这个团队里，必须精诚团结，如果秘书内部就勾心斗角，自己变成一团散沙，那不仅不能给上司创造一个很好的决策环境，反而是给上司添乱。有团队精神，并不是不能批评，当谁出现失误的时候，不应该回避批评，但批评也是为了进步，所以在批评的时候也不应忘记给予鼓励。只有大家共同进步，才能成为真正的团队。
秘书不像科研技术人员，如果你有一技之长，又肯埋头苦干，你就可能出成果；即使单打独斗，不与同事有交流，你仍然有可能遥遥领先，硕果累累。但对于秘书来说，如果不及时与同事交流工作，互通情报，不可能一枝独秀。因此，秘书之间相互的帮助非常重要。
独木难成林。


第四部分十二月第65节风潇潇兮

二月某日
作为我们的新经理，托尼今天一上班就告诉我，我们部门今年准备又招两个新秘书。算来算去，我已是部门里的老人了，心里百感交集，不知是个什么滋味。
过了春节一上班，姜总就连续几天召集公司部长以上的领导开会，讨论公司今年在西部投资的几个项目，准备加快进入西部的步伐。这几天主要是我和小石两人担任会议的记录。由于所有投资项目的资料早已提前发到参会者手中，所以会上少了许多项目背景性情况的介绍，参会者直接发表自己的看法，各抒己见，虽然有几个项目被“pass”，但是如果能补充一些资料，仍有可能在下次会上通过。
见小石记录得很辛苦，我说：“小石，这种会不要一字一句地都记录下来。只要把各人主要意思记录下来就行了。整理后让他们在上面签字。”
下班的时候，我问小石记了一天是不是很累，她说：“累是有点累，但觉得学了不少东西。”
六点半，我和托尼乘车去机场为欧阳经理送行。这次头被派到重庆，在一家我们公司投资控股的合资公司担任总经理。当轿车在通往机场的高速公路飞驰的时候，我的思绪也飞驰到三年前我进公司的时候。
当时，经过初选，和我一起竞争这个秘书职位的一共有八个人，其中有两个还是硕士研究生，只有我一个人是专科生。公司最后只录用了我一个人，这多亏欧阳经理的帮助。他当时坚持录用我的理由很简单，一是只有我一个向全体参加面试的工作人员鞠躬敬礼；二是在结束面试后，只有我一个人顺手把门关上。这是人力资源部的人后来告诉我的。所以，对这位老经理，我永远怀有一种知遇之恩。
二月的北京，虽说立春有些日子了，可吹来的风仍然让人感到特别的冷。我们到达机场候机大厅的时候，欧阳经理早到了，他的太太和女儿也来了。
“小于，这几年来你进步很快，看到你已成了部门的骨干，我的心里很高兴，觉得我当初坚持是对的，我没看错人。”欧阳经理虽然在笑，但看得出，他有些伤感。
“头，我真的非常感谢您，我会继续努力工作，一定不辜负您对我的期望。”我发觉自己说话的音声也有些哽咽。
“小于，高兴一些。你还得要有更大的心理准备。”欧阳经理见我快流泪了，鼓励我说。
我使劲点点头。我明白他的意思。孙总被派到美国到去了，而孟姐准备去英国陪儿子读书，她最迟三月底就办辞职手续，托尼已跟我谈过，让我做好给姜总当专职秘书的准备。
“小于，跟我过来，我单独说几句话。”欧阳经理突然把我拉到一旁，说：“小于，我当初犯了一个错误，希望你将来能吸取我的教训。”他说着，指着椅子让我也坐下。
“几年前，当姜总刚从日本回来的时候，我开始给他当秘书。由于他出国多年，对国内的许多事情一开始不是很了解，很多事情要问我，这事应该怎么处理，那事应该怎么办好，我就把我给焦总当秘书时的做法告诉他，这事是这么办的，那事应该那么办，久而久之，让我养成了一个习惯，就是姜总不按我意思做我就不习惯。”
欧阳经理叹了口气，接着说：
“过了将近一年，有一次，我听见姜总跟高尔夫球俱乐部的人通电话，说他周末有空，可以去打球。于是，在星期四下午，俱乐部的人来电话再次确认时，我替姜总确认了。星期五早晨，我去姜总办公室确认周末的日程安排时，提起了打高尔夫球的事。不料，姜总马上把脸拉长了，反问我：‘谁同意去打高尔夫球了？要打，你自己去！’我知道自己做错事了，秘书应当事先知道上司下一步想做什么，但不能自作主张，甚至先斩后奏，做之前必须得到上司的确认。通过这件事，我也意识到自己已养成了一个喜欢支配上司的毛病，于是，趁人事调整的机会，我让姜总派我到上海去，他不肯，没过几天，孟惠（即孟姐）已准备办理离职手续，要和老公一起去新加坡，他硬是把孟惠留了下来，让她作他的专职秘书。虽然把我提成了经理，但我知道，他也不习惯我事事都喜欢支配他的毛病。作为一个老秘书，很容易犯支配上司这种毛病。如果犯了这个毛病，它有可能变成一个陷阱，让你前功尽弃。现在，你在公司里也算是个老秘书了，所以，千万要注意绕开这个陷阱！”
我真不知道该怎么感谢欧阳经理！
飞机马上就要起飞了，在安检处，欧阳经理再次对我说：“小于，我的工作方法比较简单，过去老跟你发脾气，让你受了许多委屈，请别往心里去。部门你也算老人了，好好协助托尼的工作吧！”
我们送行的人都已泪流满面。
人生就是邂逅。机场候机大厅里人们南来北往，来也勿匆，去也勿匆，相会实际就是离别的开始。
“欧阳经理，请多保重！”
“下飞机后马上来电话！”
人们在离别声中分手。听着欧阳经理女儿的哭泣，我心中感到一阵阵酸楚。


第四部分十二月第66节后台朋友

二月某日
今天下午，孟姐开始把她手头的工作向我移交。下班之前，她提议我陪她到接待室坐坐，喝杯咖啡。也许是在离别之际有太多的话要说，我俩反而不知从何说起，所以，只有墙上的壁钟，在嘀嗒嘀嗒地响着，好像是在代替我俩互相祝福。
“孟姐，我有些紧张，”我说，“我怕自己的经验不够，不能像你那样协助姜总的工作，辜负了姜总对我的期望。”
“小于，不用紧张。”孟姐笑笑，“一是你给孙总已当了一年的专职秘书，有了一定的经验；二是你平时也经常跟姜总接触，相互都挺熟悉的。再说，大多数上司跟你我这些普通人一样，思维方式一样，处理问题的方法一样，他们也有自己的喜怒哀乐，在决策过程中，他们也会受各种情绪的影响；在他们取得成绩的时候，他们也需要有人欣赏；在他们承受过重的工作压力的时候，他们也需要有人听他们倾诉。因此，如果秘书真正了解了上司内心真实的思想和情感，给他们当好助手也不是一件很困难的事。”
但是，要完全真正了解自己上司内心的真实想法，谈何容易！
孟姐似乎看透了我的心思，仍只是笑笑。“的确，有许多时候，连上司自己都不知道自己在想些什么，当然就不可能告诉你他到底在想什么，事实上在一般情况下，上司也不会向秘书作‘思想汇报’。”
孟姐喝了口咖啡，停了一会儿，说：“所以，你自己必须细心地观察上司。”说着，孟姐指着墙上的壁钟问我：“小于，你听出这钟的声音有什么特别的地方吗？”
我摇了摇头。这是一个工作很正常的壁钟，我没听出钟声有什么异样。
“你再仔细听听。”
嘀嗒嘀嗒……我凝神听了一会，发现了那秒钟发出的声音，在不同的时间的确发出不同的声音，强弱不一。原来，从０到３０秒时，秒针在走下坡路时，似乎不太费劲，特别是到了第２０秒的时候，似乎能感觉到秒针在加速，它的脚步特别地轻快；而从３０秒到６０秒的时候，它的脚步又仿佛变得特别吃力，所以它发出的声音也慢慢地变得微弱。我兴奋地说出了我的感觉。
“当秘书就得用这种细心和敏感，观察和了解上司。”孟姐说，“要了解上司，就得细心观察上司的日常工作，如他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件，又如在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题……通过这种仔细的观察，你就能慢慢地了解上司，知道他内心真正在想些什么，比方他目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛；他有哪些事想急于实现，他正在筹划什么项目或行动……”
孟姐不愧是孟姐。
“当你了解了上司内心这些真正的想法后，你的工作就轻松了许多，你的许多工作就可以提前准备，不至老处于被动状态；在他想要他需要的材料的时候，你已经准备好了，在他想见要什么的人的时候，你已经把对方的电话号码找了出来，在他想要杯咖啡的时候，你也已经冲好了咖啡……总之，只有细心，才能做到周到。”
“能做到这一点，是不是就可以叫作善解人意的秘书了？”我问。因为，在我心中，善解人意的秘书，是做秘书的最高境界。
“仅仅是细心周到还不能算作是善解人意。善解人意的秘书，是一种境界更高的秘书。她不仅懂得要为上司做些什么，更懂得对于上司来说，哪些事情不能做，哪些话不能说。不知你留心过没有，上司大多在工作上或情感上都有自己的‘雷区’，这些禁区似乎就是天生的，没有什么理由，别人碰不得，一碰他就暴跳如雷，为什么会有这种‘雷区’，很多时候他自己也说不清，所以外人觉得他老是发无名火。如果能成为这样一个善解人意的秘书，上司会更加信任你，你与上司之间的交流就会更多，你就是名副其实的助手。一个善解人意的秘书，可以说是上司的‘后台朋友’。”
“后台朋友？”我第一次听到这个说法，不明白它的真正含义。“后台朋友是什么意思？”
“你不觉得我们的领导在经营企业过程中，很多时候像是在演戏吗？他们要按事先设计好的情节，费尽心思，化好妆，穿好衣服，准备好台词，端好架势，一步步走到前台，使出浑身解数去表演，以赢得满堂喝彩。当他们表演完毕，回到后台，脱下戏服，卸了彩妆，他们往往很疲倦，在这个时候，他们非常需要有位朋友，上前去跟他说一句辛苦了，哪怕是默默地交换一个眼色，表示对他的理解。这一句问候或者一个眼神，远比前台的喝彩更让他们感到温暖。因为在这位朋友面前，他可以不必作表情，可以说真心话，他可以表现出一个本来的他。上司需要的就是这种后台朋友。一个人如果一天到晚都像是在演戏似的，时间长了，他肯定受不了。”
我觉得自己对于姜总的了解，还远没达到这种程度。成为上司的“后台朋友”，对于许多秘书来说，也许永远只能是一种境界，或者说是一种理想。要想成为一个称职的职业秘书，就已经非常不容易了。
“小于，我觉得你已具备了成为一个优秀秘书的潜质，再经过几年的历练，你肯定能成功。”
孟姐把手伸给了我，仿佛是要把她肩上的担子交给我，又似乎是想把她的经验和智慧亲手传授给我……


第四部分十二月第67节三人行，必有我师

二月某日
公司事务会决定，下个星期一，姜总和研发部伍进到美国硅谷去洽谈设立分公司的事，由我陪同。看着手中的护照，心里有些激动，严格地说，应该是紧张。除了去新马泰旅游过一次，这是我职业生涯中的第一次全球商务旅行。也许今后这种事情，就会像到上海，广州出差一样，是很平常的事吧？
电话铃响了，是姜总叫我。
“小于，你做的出差准备提纲，我看了，很周到，很细。”姜总笑着说，“不过，在日程安排上，你稍微给我调整一下。”
我拿出日程安排表。
“是这样的，在洛杉矶转机的时候，你给我让出两个小时左右的时间。你也知道，我儿子在洛杉矶读书，他妈一定让我给捎点东西过去。也真是，她自己刚在那里过的圣诞节，才几天。你跟美国ＪＮＭ公司协商一下，好吗？”
ＪＮＭ公司是我们公司第一大股东日本吉田公司在美国纽约的分公司。姜总的儿子在洛杉矶读书我知道，前几天我在做日程安排时，就问过姜总是否去看儿子，他说时间太紧，而且常来常往，这次就不必了，所以没留时间。
出来后，我马上给ＪＭＮ公司发电子邮件，要求调整时间，不到一个小时，对方回电确认可以调整。
日程安排，特别是到国外出差的时候，最怕的是时间上“撞车”事件出现，如同一副多米诺骨牌，一块倒了全部倒，而且不像在国内那么好处理。
下班之前，我像看电影似的，对这十天的出国活动安排，在头脑里进行了预演。由于住宿、交通和与当地有关部门会谈的联络工作都交给了ＪＮＭ公司负责，所以我的工作减去了一了大块。我担心的是由于可能出现的飞机晚点或交通堵塞，造成时间不够，因为我们的日程安排实在太紧张了，可以说是像走马灯似的。ＪＮＭ公司在什么时间，在什么地方接我们，什么时间上门拜访……
为上司做出差准备，一定要细心周到，如果不是忘了什么文件，就是在日