外企女秘书职场日记-第7部分

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焦总态度也缓和了些。他说他有些想法跟姜总谈谈。“前天晚上我给姜总打电话，他说他这几天不出差，所以我今天就过来了。”显然，他还怕我找借口不给安排。
“焦总，实在不凑巧，姜总正在跟几个法国人谈判。您在休息室喝杯茶，稍等一会儿行吗？我这就去通告姜总，说您来了，看他什么时候能跟客人谈完。”
“好，谢谢你小于。”
焦总又指着小石说：“这新来的小姑娘挺认真的嘛。”他的意思很明白，是批评小石有眼不识泰山。
下午两点多钟，安徽国雄公司的关总来电话。
“你是小于吗？我是安徽的关勇，我想跟孙总通通话。事情是这样的，我们委托你们公司进口的那套生产设备，现在压在上海港口，卸不下来。给你们进出口部的人打过几次电话，他们似乎不太积极，所以，我想与孙总通个话，请他给进出口部的打个招呼。我们这里的开工典礼都筹备好了，要是设备这个星期运不到，市领导看不到东西，白跑一趟，那就要我们的命了。”
这事昨天金经理已经向孙总作了汇报。这是无可奈何的事，再急也没用，在合同中有我们的免责条款。
“关总，您别急，”我说，“孙总刚刚散会，我马上就去找他，你稍等，请别挂电话。”
我到孙总的办公室向他说了关总的情况。
孙总说：“刚才进出口部的人也给我打了电话。说天气预报说台风最迟明天就会过去。你说这个电话我还接吗？”
我第一次见到孙总犹豫不决。我能理解，接吧，也帮不上忙，解决不了问题，解释也是多余；不接吧，多年的客户，多年的朋友，而且还是安徽老乡。
“小于，还是你帮我处理一下吧。”孙总犹豫了一阵后说。
回来到自己的座位，我拿起电话筒对关总说：“关总，实在对不起，几个办公室都找了，没见着孙总；等我见了他，我一定会把您的情况向他汇报。”
“谢谢，请你一定帮忙。”那边关总把电话挂了。
为了保证公司领导能集中精力静下心来考虑一些大事要事，或者协助上司处理一些他们不想处理的事，秘书必须要给上司“过滤”一些来电来访。有时候，有些部门对一些既不能答复又不能回绝的电话或客人，也会推到秘书部门来。“挡驾”也是我们秘书的一项日常工作，而且是一项非常重要的日常工作。一个优秀的职业秘书应该对自己的上司比较熟悉；如果了解他的人际交往范围、思维方式、工作方法和价值观念的话，在一般的情况下都能判断自己是不是应该“挡驾”和用什么方法“挡驾”。
“于雪，今下午孙总没开会，你为什么在电话里说孙总‘刚刚散会？’”
“这就好像打仗一样，一有情况，我就得赶紧给自己找一个制高点，可以做到进可以攻，退可以守。”我开玩笑说。
“进可攻，退可守，是什么意思？”小石问。
“因为这种电话来得突然，我吃不准孙总到底是不是愿意接，所以，我说‘刚刚散会’，就是给自己留下一个可以回旋的余地。我把对方的情况向孙总汇报，如果孙总愿意接电话，我就可以向对方说，我刚找到孙总，把电话转给孙总；如果孙总不愿意接，我就说还没找到孙总。”
“那说‘孙总正在开会’不一样吗？现在大家都用这个借口。孙总愿意接，他就出来接，孙总不愿意，你就说孙总开的这个会很重要，走不开。”
“小石，你从对方的角度来考虑试试？如果你打电话找对方的老总，对方说自己的老总开的会很重要，他抽不开身，不能接你的电话，你会怎么想？你肯定会有些不痛快，心里会想：‘第一，你们的会就一定那么重要吗？我这边火烧眉毛了，你们还能无动于衷吗？用户第一，客户至上的口号到哪里去了？第二，你们的会再重要，中断几分钟，接个电话，天就会塌下来吗？’如果是这样，就有可能把双方的关系弄僵。”
“这就是说，秘书和上司，像唱戏似的，一个唱红脸，一个唱白脸，是吧？”小石问道。
“小石，你理解完全错了。”我说，“秘书在这里，既不是唱红脸，也不是唱白脸；秘书虽然撒了谎，但绝不是为了欺骗。给上司‘挡驾’，一是因为上司太忙，二是上司可能有苦衷；所以，‘挡驾’不是为了断绝外交关系，而是为了取得对方的谅解。如果老是抱着唱红脸的想法，会把所有的人都得罪光的，那你这个秘书也就没法做了。”
“看来当秘书还得学会撒谎。”小石似乎深有体会。
看得出当秘书时间不长，她还不能品出其中三昧。这不能叫作撒谎，应该叫婉转拒绝的艺术，因为在保护他人的面子的同时，也保护了自己的形象。


第一部分三月第16节卖花的女孩

五月某日
傍晚的时候，我正在帮妈做饭，小燕从花店来电话，说是要我过去一趟，开个“董事会”。
我问：“什么董事会？”
她说：“你怎么忘了？我们花店的董事会。”
我笑小燕故弄玄虚。还是在上个月，我下班时在我们大院门口的小花店前碰到了小燕。小燕是我中学同学，已有好几年不见了，现在是电台一个生活栏目的主持人。这个小花店就是她开的。当时，我问她怎么想起开花店，她指着他——她的男朋友是同一个栏目的记者——说：“我们俩都喜欢花，想通过这个小花店吸取一些创作灵感；当然，也可以利用我们现有的一些关系，赚点零花钱。”
我说这是个好主意。当她得知我就住在这个大院里时，就马上邀我入伙。
我不好意思地说：“我只是个小文员，没有什么积蓄，再加上上班也挺忙的，所以……”
还没等我把话说完，快人快语的小燕就说：“这么个小店，用不了几个钱！星期六星期天有空，过来帮我看看就行。”
我说我也很喜欢花，有时间我一定来帮忙，于是，她当场口头任命我为“副董事长”。
今天“董事会”惟一的议题就是招聘花店的总经理——挑选一个平时帮他俩看店的女孩。前些天，原来那个看店的女孩，嫌工资低，到旁边的一个美容院去了；小燕在门口贴了一张招工告示后，有七八个女孩来应聘，他俩看中了其中三个，每人试用了三天，都觉得挺合适的。三个中到底留谁，他俩谁也没说服谁，所以提议召开临时“董事会”。
这三个女孩我都见过，都长得像花一样漂亮：一个曾在花店干过，有经验；一个是技校花艺专业应届毕业生，有知识；一个是待业青年，也没在花店干过。第一个试用的是那个有经验的女孩。她每次一见顾客进花店，就不停地介绍各类花的象征意义和给什么人送什么花的知识，顾客很少有空手出门的，或是买束鲜花，或是买个花篮；她每天的销售额几乎是原来聘用的那个女孩的两倍；
第二个试用的是那个花艺专业的学生。她从插花的艺术到插花的成本，事事都精心琢磨……三天下来，她的业绩与第一个试用的几乎不相上下。
第三个女孩由于没有经验和专业知识不够，一开始放不开手脚；然而只要她一进花店，她的微笑就像鲜花一样灿烂；她喜欢花，对那些残花败枝也从不随便扔掉，而是修剪修剪，或者用牙签连接花枝夹在鲜花中，每天下午送给那些刚放学的小学生……尽管她干得挺努力，她的业绩还是比前两个差一些，不过，花店的人气越来越旺。
这三个女孩到底留下谁？小燕主张留下第一个有经验的，小燕的男朋友则主张留下第二个有知识的；但他俩又觉得不用第三个怪可惜的，所以，让我来投下“决定性的一票”。我几乎是不假思索地说，希望留用第三个女孩。
对于卖花来说，无论是经验还是知识都很重要，但态度更重要。经营这么一个小花店，知识和经验都是可以很快积累的，但态度是积累不了的，因为喜欢花是天性，是学不来的。如果卖花的自己不喜欢花，或者不是非常喜欢花，她往往就会把卖花仅仅当作一种谋生的手段，甚至是一块跳板，工作就不会有主动性。一旦找到工资更高的或者更轻松的工作，就肯定会跳槽，原先的那个女孩子就是证明。而第三个女孩不仅喜欢花，而是非常非常喜欢花；她肯定会把经营这个花店当作自己的事业，因而会主动学习知识和积累经验，并充分发挥自己潜在的想像力和创造力，因此，用不了多久，业绩肯定会上去。
我的意见得到了他俩的一致赞成。
“还有，爱好是一种品位，是一种修养，没有一定的艺术熏陶是做不到的。从这个角度来看，这个女孩更值得信赖，平时你俩上班会更放心。”
回到家里，妈笑着问我第一次参加“董事会”有什么感想，我说：
“卖花实际上和当秘书是一回事。现在有很多人都想当文秘，以为只要会打字和脸蛋不算太丑就行了。其实，如果你只掌握一些基本的技能，但并不真正喜欢秘书这种‘伺候人’的工作，就肯定成不了一个让上司满意的职业秘书。态度决定一切。”
“有这么严重吗？”
“当然。秘书部门可以说是个‘不管部’，经常要处理一些临时性和突发性的工作，态度不行就没有责任心，肯定做不好。一个能力强的但责任心不是很强的秘书，往往还不如一个能力弱些但有责任心的秘书，因为工作态度是基础，没有认真细致的工作态度和责任心，再有能力又有什么用呢？另外，如果秘书不喜欢她的本职工作，她就会马马虎虎，而不会去精益求精。可以说，她连给客人沏杯茶这种小事也做不好。”
“为什么？”妈似乎不相信。
“因为客人能从她脸上看到一百个不情愿。”
老爸也赞成我的看法：
“上次我在美国的时候，就觉得他们那里的秘书有一种管家心理，因此，工作责任心和主动性非常强。我记得有一次我跟老板说第二天我们国内有个代表团要来，老板当时就指示秘书，让她提前做好准备。等我第二天到会议室一看，一切布置得井井有条，甚至连水果、小点心都是按照我们中国人口味准备的。在国内我也见过许多年轻女秘书，她们似乎从来不肯用心，什么事都要问上司：‘我该怎么办呀？’把矛盾上交，没有一点主动精神。所以，我觉得女儿说得不错，态度最重要。”
“看来你真像个副董事长了！”
妈妈对我说，听上去一半是夸我，一半是讽刺我。


第二部分六月第17节越位

六月某日
一上班，头他们都出去办事了，办公室只有我一个人。十点左右，我正在整理档案，姜总来电话让我去他办公室。我进门一看，姜总像是刚跟谁吵过架似的，脸色非常难看。
“小于”，姜总说，“我现在口述一封给河南大新公司钱经理的回信，你打印好后，马上给我发出去！”
姜总回信的大意是这样的：钱经理，你我两家公司打交道打了这么多年了，你们怎么能这么背信弃义，做出这种事来呢？我们公司决定断绝我们两家公司的一切关系，并且，我还要将你这封信公之于众，让你没办法在这个行业再混下去！
我回到座位上，按姜总的意思很快将信写好并打印出来。
要不要按姜总的意思将信马上发出去？我心里犹豫着。
很显然，姜总今天是有些情绪化，这么处理问题肯定有不妥的地方。这个钱经理上个月初还来过北京一次，姜总请他吃饭，还是我安排的。他长得很精神，性格似乎也挺豪爽的。听销售部的小郭说，大新公司是我们公司产品在河南、山东等几个省的总代理。每年的合同金额都接近一个亿，是我们公司屈指可数的大客户。如果信就这么寄走，那可是泼出去的水收不回了！现在市场竞争这么激烈，要再找一个像大新公司这样的代理商，容易吗？
可是，作为秘书，我能阳奉阴违，抗“旨”不遵吗？服从命令是军人的天职，同样，无条件执行上司的指令，也是每一个职业秘书必须严格遵守的职业操守。军人不执行命令可以就地“正法”，我不按姜总的指示办，那会是种什么后果呢？
到底该怎么办？是将信寄走，还是冒着挨训斥的危险去劝劝姜总，要他不要意气用事？前几天吃午饭时，姜总自己不是也说过“做生意求财不求气”的话吗？
正在我拿不定主意的时候，孟姐和托尼回来了。我立即将事情的经过对他俩说了一遍。托尼马上跟我要过信，转身就要去找姜总。
“这事我得去跟姜总说说，怎么能这么办事呢？上次钱经理来北京，我就听他抱怨过几次，说我们经常发货不及时。这事我们也有责任嘛，怎能全怪他呢？为公司着想，我不怕得罪姜总！”
孟姐拦住了托尼：
“托尼，你别性急，把信还给小于，让她在下班前再去问一下姜总。如果姜总说还是要寄走，那就寄走”。
托尼愣了一下，似乎又马上明白了什么，不好意思地拍了一下脑门，说：
“孟姐，还是你想得周到，我这急性子毛病恐怕一辈子也改不了啦！”
中午吃饭的时候，我忍不住问孟姐：
“姜总让我打好信后马上就寄走，你为什么要我下班前还去问一下姜总？”
孟姐也似乎知道我迟早要问她这个问题，所以没直接回答我，而是反问我：
“小于，你认为百分之百地执行上司的指示，就算是一个好秘书吗？”
我说不是。对于一个秘书来说，没有“忠诚”，不可能成为一个好秘书，但仅有“忠诚”，也不是一个好秘书；一个优秀的秘书不仅要有贯彻执行上司指示的能力，也应该清楚哪些指示应无条件地执行，哪些指示不能执行。
“那么，为了保护公司的利益，不怕挨训斥，甚至当面去顶撞上司，就对吗？”孟姐又问。
这当然不行。
“如果当面顶撞上司，对于一个职业秘书来说，是一个绝对不能饶恕的错误。因为秘书作为上司的助手，在任何情况下，都绝对不能干预上司的决策。你既不能对上司的指示百分之百地去执行，又不能当面去顶撞上司，干预他们的决策，所以，我让你下班之前再去问一下姜总，就是为了留一个缓冲的余地。”
孟姐喝了一口西红柿蛋汤，接着说：“你想想，姜总也是人，他也有自己的喜怒哀乐，也有控制不住自己情绪的时候。当他火气消下去之后，他肯定会反思让你给钱经理写信的事。通过反思，也许他会觉得自己做对了，也许他会觉得自己过于情绪化。所以，你在下班前去问问他，要不要把信寄走，这就给他创造了一个重新决策的机会。我们做秘书的，不就是为了给上司创造一个最好的决策环境吗？”
我钦佩地朝孟姐点点头。姜毕竟还是老的辣。
“其实，最重要的是，我们做秘书的应该经常了解上司的真实的想法和感情。”孟姐似乎没注意我在想什么，继续说：
“姜总作为公司的最高领导人，他肯定有自己看问题的角度和思维方式，他肯定在经常权衡各方面的关系和利益。就比方说河南这个钱经理吧。我们两家公司打了那么多年交道，可能早就积累了许多恩恩怨怨，只不过是你我作为秘书不知道罢了。托尼说钱经理抱怨我们经常交货不及时，也可能姜总抱怨过钱经理经常不执行我们公司统一的价格政策，打乱了我们的市场总体部署。总而言之，我们公司与大新公司之间矛盾，肯定不是今天上午才发生的，姜总想这个问题肯定也不止一两天了，所以钱经理的来信，也可能仅仅是点燃了一根导火索而已。我们做秘书的，为了公司的整体利益，当我们发现什么问题或有什么新的设想时，应当及时向上司提出来，但是，在我们提出自己的设想或忠告时，应全面地了解各方面的情况。在不明白上司的真正想法之前