办公室哲学-第8部分

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致的工作。
　你的上级翻到这一章节，决不会细看，他会看到清晰的格式，明确的时间顺序，然后翻过去，看主要的内容。但是，在他的潜意识里，他会留下你工作认真、细致、耐心、全面的印象。当下次员工考核的时候，他会不由自主的给你高分，你的前途将一片光明。
　　办公室基本能力编号0062号　书面报告
　
　小张是个优秀的销售员，他的销售业绩非常优秀，在他的区域里一直排名第一，甚至在全公司排名第一。但是，小张不大习惯书面工作，面对公司要求的工作周计划、工作月计划、每周销售工作总结、每月销售工作总结、月度客户分析等等大量的书面报告总是不能准时完成。
　小王跟小张是同一个区域的，他的销售业绩中等偏下。但是，他擅长文书工作，各种报告书写得非常详细，里面图文并茂，并自动设计了很多分析问题的表格。
　年底，公司准备提拔一名大区经理，你猜谁会是最佳人选？

　如果你在一个非常小的公司里，也许有人会关注你的业绩；如果你在一个略有规模的企业里，谁在乎你有什么业绩，只要你不是最末的一个。如果你的上级凭借业绩来评价员工的能力，他的工作将非常容易，而最终变得十分空闲——空闲的结果我说过三遍了。
　而同时，我们知道，传统的卫道士本来就说了，考核员工还需要考核他们的管理能力，对于这些无能者来说，如何考核一线员工的管理能力呢？最好的办法就是看他们如何对待文书工作。
　文书工作是衡量一个员工是否有管理能力的最重要的一个标志。

　建议1号：首先，你得要按要求完成各种书面报告。
　作为无能的管理者，经过多方面的查找资料，他整理、设计出了这么一套文书沟通系统，他是很辛苦的，他希望你们能够尊重他的工作成果，认真的填写的各种报告，以达到他想要达到的效果。这样，他就可以跟自己的上级报功，并获得提升、加薪、分红等等好处。
作为下属，如果不能理解他的苦心，草草的完成各种书面报告，甚至拖延各种报告的呈交，当然是很不对的。

　附加建议1号：作为一个对自己前途充满信心的人，你有必要在第一次看到表格以后，立刻分别打电话给你的直属上级，上级的上级（请注意，不要为这种破事给你的总经理打电话），详细的询问文件的书写方式。
　任何一个报告都有其目的，如果你不能了解报告的真正目的，完全按照自己的理解去写，即使你写得天花乱坠，也不会有什么好结果。作为一个上进的青年（中年），这当然不是你辛辛苦苦写报告的目的。
　给你的上司打电话询问报告的写法有两个很大的好处：
　1、了解上司的对报告的真正要求。有时候，报告的目的是为了了解近期市场情况，有时候报告的目的是为了完成他自己的报告，还有时候，报告的目的是仅仅是显得有报告。

小王：王总，您现在有空吗？
王总：没事，你说。
小王：是这样，关于月度报告的事情。我想问一下，是写得简洁一点呢，还是详细一点？
王总：有条件的话，尽量详细一点。
小王：我明白了，您觉得我把市场总额分析，各分区市场情况分析，以及对未来市场判断写进去是不是合适呢？
王总：那很好啊！如果能够写到那么详细，我们更加欢迎了。
小王：会不会显得数据太多，篇幅太长？
王总：不会，不会。我们就担心你们不愿意把报告写清楚，你能这样写，简直太好了！
谈话进行到这里，你可以挂电话了，然后弄上一大堆数字，报表，扇形图，柱形图。到你同事那里去，获得他们的资料，把他们报告借来看，并把他们报告的内容直接抄到你的报告中去。
如果你的同事一个月有28天在客户那里跑，2天写报告。那你至少要用15天写报告，10天在客户那里跑，还有5天不停的跟上级领导通电话，谈论各种报告事项，为报告的每一个进度请教你的上级。然后再把同样的问题问你上级的上级。如果他们的意见不完全统一，不要担心，把他们的意见写到报告的不同部分。如果你的报告有足够的长，每个人都能看到他的建议被采纳。
小王：王总，您现在有空吗？
王总：没事，你说。
小王：是这样，关于月度报告的事情。我想问一下，是写得简洁一点呢，还是详细一点？
王总：这个你们自己掌握吧！
　如果你连问了两个上级，都是这样反映的，那说明，这份报告其实根本没有人会去看它。这只是一份报告，用来显示你的上司桌上有如此之多的文件，以显示他们的工作如此之忙。于是，你可以完全用废话填满整个报告。
　2、经常打电话询问你报告之类的写法，会给你的上级一种感觉，你对公司的事物非常重视和关心，同时，由于经常联系，他会对你本人印象深刻，经过几次电话以后，说不定你还可以到他家去坐坐，建立兄弟般的革命友谊。

总经理：我们想要选拔几个后备干部，大家都有什么人选？
销售总监：（脑子第一时间闪现出了刚通过电话的那个人的名字）我觉得有个小王很不错。工作积极认真，态度端正。
大区经理：（脑子第一时间闪现出了刚通过电话的那个人的名字）是的，是小王，我对他印象深刻，每次报告，他都认真的完成。我也推荐他。
别的大区的大区经理：（脑子第一时间闪现出了刚通过电话的那个人的名字）我对小王印象也不错。（忽然想起小王不是自己区域的人）我经常听说这个小伙子工作水平很高，有一定管理能力。非常值得培养。
总经理：（大吃一惊）我们公司居然有这样一个小伙子，大家对他的意见这么统一！太好了，也不用当什么后备干部了，直接提拔当区域经理吧！
大家热烈鼓掌，一致同意！
小王的前途一片光明。
　建议2号：要有超量的字数。
　关于这一点，我在小学的时候就深有体会。
　小学的一次政治期中考，对里面的简答题，我按照要求，言简意赅的说明问题。分数下来，10分里，被扣了6分，问老师原因，说是说的不够清楚。
　到了期末考，同样的简答题，我写满所有空档，还写满了一张16开的纸，里面连篇累牍的废话，结果全部满分。
　对于那些根本不会有人仔细看的报告，字数是一个相当重要的、反映你态度的因素。足够的，甚至超量的字数有两个好处：
1、显得你对这项工作非常认真，做了大量的工作，无论里面的内容是否符合他们的心意，至少，你的态度非常端正，非常良好。对上级来说，还有什么比态度更重要的呢？
2、足够的，甚至是超量的字数，使得他们更加不会细看你的报告。本来这些报告就可有可无，谁还有时间看这么长的东西？
　注意事项：一开始的几次报告还是需要稍微有点内容的。你的同事们都草草的，寥寥几句完成了报告，只有你，长篇累牍的写了这么多，你的上级一定会好奇的仔细看一下。一般情况下，过了三次，你就可以胡乱拼凑字数了。你的上级对你的好感已经形成，对长篇累牍已经失去了好奇心，只要看到这么长的东西，他就会跟他过去对你好印象联系起来，并且根据字数，继续增加对你好感。

建议3号：要有严格的格式。
　如果你写过论文，就知道什么是八股文。对于一个没有真正见识过八股文的人，一定很佩服作者。内容如何，仁者见仁，但是，如此规范的格式，一定是一个有非凡水平的人，态度极其端正的人才能写得出来。
　有些企业的行文是有规定的，但是，大部分基层人员的行文没有规定，这个时候，你要创造一种规则，通过自身的表现，显示出你的革命性的一面。

附加建议1号：对文字的大小、行间距、字间距、标题的格式等等要有严格的规定，并且始终坚持这种格式，直到最终这个格式被公司领导认可，并在全公司推广为止。
　一个格式，显得非常庄严，显得体系的完整，加上你的报告根本不可能有人细看，所以，格式就代表了报告的内容。看到如此严谨的格式，谁还会怀疑里面的内容不过是一些废话呢？
　格式的力量是无穷的！

　　附加建议2号：对行文，也要建立格式。
　如果你一开始就说到点子上，后面你还能编点什么呢？即使你有无穷的废话，很快也会说完。所以，要学会行文的格式。
　任何一个公文，基本格式都是一样的，包括：
1、背景。关于公文要求的大环境介绍。
　例如，关于通讯设备的销售、开发，你可以以这样的方式开头：

　在3G技术成为未来通讯发展的主要技术以来，3G技术本身也有一些不同的发展（以下可以专门对3G技术进行介绍，评论，不到3000字决不停笔。）。。。。。。。。。
　
　基本上，对背景有一个详细的叙说，这样有助于字数的增加，有助于你的上级更早的决定放弃继续看你的报告。

2、现状。关于目前你报告要涉及内容的一些具体背景。

　例如：目前在我们目标市场上，从事3G相关产品开发（销售）的企业有N家，其中（分门别类的介绍这些竞争对手的情况。现在网络如此发达，随便搜点该企业的资料，转贴上去就可以了。此处内容建议不要超过1万字。）

3、要汇报的内容。这个部分是报告的核心部分，要稍微注意点，如果你的标题列的够清楚，你的上级也许会看一下。

　例如：为了更好的迎接（大环境中重要问题重新在这里说个几句）的挑战，迎接（把竞争对手都列举出来，把他们跟你的竞争内容都列举出来）的竞争，我们的工作也做了相应的调整，以更好符合市场现状和迎接挑战——接下来，说点重要的内容。记住，废话决不能省。（这一项内容是关键，所以，尽量把字数凑到5000字。如果实在凑不到，可以把段落弄得更小，至少让篇幅显得长点，占的纸张多点。）

4、目前的情况基本说清楚了，接下来，要谈谈你做的这些工作的优势，优点。总的来说，无论你的上级看还是不看，这个部分的篇幅一定要大。把各种优点、优势都详细的列举出来。显得你是多么的优秀。（这个部分字数不得少于8000字。）

5、谈谈工作中存在的问题，以及如何解决。这个部分是非常需要注意的部分。千万不要谈你真正的缺点——你的销售能力不足，你的沟通能力很弱，你的规划能力有缺陷等等。你要谈的一定是客观原因，比如设备不足，人手不足等等。千万不要自暴其短。（这个部分不要超过1000字）
6、谈谈解决方法和建议。
7、谈谈对未来的展望。
　当然，不同类型的报告格式，可能稍微有点不同，不过大同小异。
　接下来，就靠你灵活的运用。如果你连这个都不会，那你活该一辈子做个垫背的了。

附加建议3号：要学会使用缩略语
　同样的话，用不同的方式来说，会达到明显不同的效果，问题是，你想要得到什么效果？
　在这里，咱们谈点深奥的东西，比如哲学之类。
　如果我说我看到黄色，那并不是说我看了色情的东西，而是指我看到了一种金黄色的颜色；如果你说你看到黄色，有可能你看了色情东西，当然，更可能的是，你看了鹅黄色的颜色。当我们说黄色的时候，不同人的脑子里出现的是不同的东西。
　所以，从哲学层面说，人跟人并不可能真正的完全无障碍的沟通。
　有鉴于此，这个世界有些聪明人发明了缩略语——既然一句话都说不清楚，为什么我们不干脆用几个字母，让人更加摸不着头脑呢！这样做，可以加大我们跟愚蠢者的差距，或者，加大他们跟愚蠢者的差距。
　对于一个大部分是中国人的企业，英文缩略语尤其能显得你的与众不同。使用英文缩略语有以下好处：
1、　没有人能真正明白你到底在说什么。
2、　人人都觉得你很有水平。
3、　你甚至不用懂英语，只要你26个字母的大部分都能基本准确发音。

针对DWI，我进行了OFK，达到了PMA的效果。我十分欣慰。
在UKM的QCB里，你准备ERF吗？
昨天，我有效的使用了XYJ，对YF进行了QMCL，效果基本达到G。
　
　有时候，你会不小心碰到懂英语的，甚至会碰到比你更加喜欢缩略语的高人。这个时候千万不要胆怯。
傻瓜1号：对不起，对你使用的缩略语我很不解，你的XYJ代表什么呢？这是通用术语吗？
你：（不屑一顾）要BTH。不要忘了，即使是西方国家先进的东西，如果不进行BTH的话，也会产生反效果。
傻瓜1号：可是，什么又是　BTH呢？
你：（更加不耐烦）BTH就是本土化。不要以为只有E才有ZM，我们中国有PY，同样能达到SLY的效果。
　如果此时，他还没有失魂落魄，你就采用中西合璧战术，直到让他感觉宁可精神分裂也比听你说话好为止。
　鉴于缩略语效果如此显著，所以，在日常的文字沟通中，要经常使用。如果你是一个上进的管理青年，你甚至需要花更多的时间，去创造一些企业内部的缩略语使用规范。
　我们的口号是：不让人糊涂，我们决不罢手。

　附加建议4号：使用统计数据
　统计学作为一门学科，在对事情真相的了解上，起到了非常重要的作用。国家有专门的统计局，国外有专门的统计数据研究机构，可见统计的重要性。
　比如，尽管象我这样的“春晚”死忠，也终于不再看“春晚”了，可是，统计数据显示，“春节晚会”仍然是收视率最高的节目。由此可以得知，是我的欣赏水平下降，而不是“春晚”节目水平下降。
　统计数据的采集，对人群、数量有着严格的要求。统计数据的分析，更是需要通过比较才能显得有意义，在严格的数据采集和认真的分析基础上，统计数据是非常权威的信息来源。
　但是，人们习惯了对统计数据的权威崇拜，根本就不会去注意统计数据背后的那些工作是否真的严格，这就给了你很大的自由发挥的空间。
　对你的报告而言，统计数据就象是醉汉对待路灯，不是为了得到光明，仅仅是为了得到支持而已。
　如果你想说明一个问题，你可以组织一个非正式的调查，自己设计表格，自己寻找调查人群：

　如果你是个网络游戏的支持者，你的调查人群自然应该选择在15——35岁的人群，统计数据会显示，网络游戏是如何增进大脑智力，并形成新的沟通方式。
　如果你是个网络游戏的反对者，你的调查人群应该选择在35——60岁的人群，统计数据会显示，大部分的人对网络游戏十分痛恨。
　
　大部分的无能者只看统计数据，而不会去管统计数据的来源是否科学。
　不幸的情况时有发生，你的上司决定通过权威的调查机构去进行调查，这么一来，数据的获得将十分的权威，这个时候，你仍然可以左右调查结果
　
　为了了解某项新产品在用户中的反映，公司对该产品的使用情况进行了市场调查，并委托小王和小张对项目进行分析。小张是产品设计者之一，小王负责替代产品的开发。
　市场调查的统计数据显示，有25％的用户反映该产品极差，12％的用户买了以后，还没有开始使用，23％的用户听说过该产品，还没有准备使用，27％的用户没有听说过该产品，8％的用户使用中还没有发现什么大的毛病，5％的用户感觉使用起来不错。
　结论非常清楚。可是，作为上司，对统计数据的分析没有兴趣，他们要看的是直接的分析结果，于是，小张的分析是这样：
　该产品在市场使用至今，